Come funzionano le app per monitorare la posizione del personale?

Potresti aver sentito parlare delle numerose app per il monitoraggio di ore e posizione disponibili per gli smartphone dei dipendenti. Una funzione comune di queste applicazioni è spesso la possibilità di monitorare la posizione dei dipendenti mentre risultano in servizio.

In questo articolo voglio sfatare alcuni miti comuni su questa funzione e spiegare, dal punto di vista di chi conosce il settore, cosa funziona e cosa no.

La risposta breve è: sì, funzionano e abbastanza bene per la maggior parte delle aziende, ma non quanto un GPS hardware. Di seguito ti spiego perché.

Quando il GPS non è davvero GPS?

Un mito comune su queste applicazioni è che utilizzino il “GPS” per monitorare i dipendenti. È vero, ma solo nell’1% circa dei casi. Queste app utilizzano quello che viene chiamato “Servizio di localizzazione” del telefono. Si tratta di un insieme di metodi diversi che il telefono può usare per determinare la propria posizione, come:

• Le antenne della rete cellulare nelle vicinanze

• Le reti Wi-Fi nelle vicinanze

• Il vero GPS (usato molto raramente, consuma una quantità incredibile di batteria)

A questo punto ti starai chiedendo: le reti Wi-Fi? In che modo aiutano un telefono a sapere dove si trova?

Le reti Wi-Fi sono in realtà un modo rapido ed efficace per determinare la posizione di un telefono e sono il metodo preferito perché consumano meno batteria. Il funzionamento è semplice: il telefono rileva le reti Wi-Fi presenti nelle vicinanze e, riconoscendo il tempo necessario per ricevere una risposta, riesce a calcolare la distanza da ciascuna di esse.

Dopo averlo fatto in più direzioni, è in grado di determinare la propria posizione. Questo processo è noto come “triangolazione” ed è, in sostanza, una tecnologia risalente alla Prima guerra mondiale che oggi aiuta a posizionare correttamente il puntino blu su Apple Maps. Pensa alle reti Wi-Fi come a una rete GPS a livello del suolo!

Quindi la prima cosa da considerare è questa: queste app non utilizzano realmente il GPS; richiedono una posizione al telefono, che stima la propria posizione sulla base dei diversi metodi disponibili in quel momento.

Alcuni di questi metodi sono più precisi di altri, ma la posizione può spesso risultare imprecisa anche di 90 metri o più. Inoltre, a volte il telefono non riesce affatto a determinare la propria posizione e la richiesta può andare in timeout.

La batteria, una risorsa preziosa

Quando si installa un’app con “monitoraggio della posizione”, si tende inconsciamente a pensare che il telefono debba consentirle di rilevare la posizione ogni volta che lo desidera. Dopotutto, è un’app per il monitoraggio della posizione!

Purtroppo, però, non funziona così. In realtà, l’app deve competere con almeno una mezza dozzina di altre app che vogliono anch’esse richiedere la posizione del dispositivo. Può trattarsi di motivi legittimi oppure del semplice desiderio di raccogliere dati sulla posizione e venderli agli inserzionisti (sì, succede davvero!).

Il telefono non conosce le vere intenzioni o le funzionalità di ogni app: sa soltanto che, se non gestisce tutte queste richieste di posizione simultanee, la batteria si scaricherà in dieci minuti.

I produttori di smartphone vogliono garantire una durata della batteria superiore a 10 minuti, quindi devono adottare criteri piuttosto rigidi nella gestione del monitoraggio della posizione.

Ora immagina di essere un’app per la rilevazione delle ore che potrebbe eseguire in background un processo di monitoraggio della posizione per tutta la durata di un turno (8-10 ore). È una situazione che il telefono potrebbe non gradire.

Cosa significa in pratica? Significa che, per risparmiare batteria, il dispositivo può impedire a un’app di ottenere i dati sulla posizione o persino terminare il processo di monitoraggio che l’app sta eseguendo in background.

Permessi, permessi, permessi

Spesso i responsabili non si rendono conto che, per monitorare la posizione di un dipendente, un’app deve avere il permesso di farlo.

Ogni app che utilizza i Servizi di localizzazione richiede all’utente un’autorizzazione esplicita per accedere alla posizione. Questo può risultare piuttosto invasivo e, quel che è peggio, l’autorizzazione può essere revocata dall’utente in qualsiasi momento.

Un esempio molto evidente è rappresentato dai dispositivi iOS, che possono mostrare agli utenti un avviso improvviso, apparentemente casuale, come:

L’app X ha utilizzato la tua posizione in background. Vuoi continuare?

Puoi immaginare come possa apparire questo messaggio a un dipendente (che con ogni probabilità in quel momento non sarà in servizio), perché i produttori dell’app non hanno modo di chiarire il contesto dell’utilizzo, ad esempio:

Questa app ha utilizzato la tua posizione in background SOLO DURANTE IL TUO TURNO DI LAVORO...

È lo stesso avviso dal tono minaccioso per tutti.

Questo introduce un ulteriore livello di attrito e resistenza da parte del dipendente, anche a livello inconscio. Grazie, Apple.

È importante ricordare che puoi monitorare la posizione di un dipendente solo se inizialmente ha concesso all’app il permesso di accedere alla posizione e non lo ha successivamente revocato.

In sintesi

Le app per il monitoraggio della posizione dei dipendenti sono molto utili perché generalmente combinano questa funzionalità con altri aspetti dell’app, come la rilevazione delle ore e la gestione dei lavori.

Sono inoltre molto convenienti perché si basano sul modello “Bring Your Own Device” (utilizzo del dispositivo personale) e non richiedono hardware aggiuntivo.

Questo le rende una soluzione adatta alla maggior parte delle aziende, per le quali è utile conoscere la posizione dei dipendenti, ma non è fondamentale.

Tuttavia:

Per i motivi illustrati sopra, non è possibile affidarsi a queste soluzioni al 100%. Lo stesso vale per qualsiasi app per la rilevazione delle ore che utilizzi i Servizi di localizzazione di un telefono, vale a dire tutte.

Se la tua azienda ha bisogno di un monitoraggio della posizione critico e preciso al 100%, l’unica opzione affidabile è una soluzione GPS basata su hardware.

I dispositivi hardware sono progettati per svolgere un’unica funzione e lo fanno in modo efficace, senza dover competere con i permessi o con altre app per ottenere batteria. Inoltre, utilizzano davvero il GPS!

Spero che questo articolo ti aiuti a prendere una decisione più consapevole sull’idoneità del monitoraggio della posizione basato su app per la tua azienda e a capire se sia invece necessaria una soluzione hardware dedicata.