Riduci i costi del personale contrastando le frodi nei cartellini presenze
Se sei il titolare o il responsabile di un’azienda, probabilmente sarai d’accordo:
I costi del personale possono determinare il successo o il fallimento di un’azienda
Il costo del personale è una delle voci di spesa più significative, se non la più significativa, associate alla gestione di un’azienda.
Fortunatamente, esistono alcune strategie che puoi adottare per ridurre questo costo e rendere la tua azienda più redditizia.
Migliorando la precisione nella registrazione delle ore lavorate, anche una piccola impresa può risparmiare centinaia di dollari a settimana. Come ben sai, questo risparmio può accumularsi rapidamente.
Tenendo presente questo:
Ecco alcune strategie semplici ma efficaci per prevenire e individuare le frodi sulle ore lavorate e, in definitiva, intervenire per contrastarle.
Smetti di pagare minuti extra ogni giorno utilizzando un metodo di rilevazione preciso
Cosa intendiamo per “metodo di rilevazione preciso”? In sostanza, significa eliminare gli arrotondamenti.
Che si registrino gli orari ai 15 o ai 30 minuti più vicini, quei minuti “in più o in meno” possono accumularsi rapidamente, soprattutto se un dipendente arrotonda regolarmente per eccesso.
Sembra abbastanza semplice, ma c’è un problema: come si calcolano le ore da pagare?
Se utilizzi ancora un sistema manuale per la rilevazione delle ore, uno dei vantaggi degli orari “arrotondati” è che sono molto più facili da calcolare.
• Dalle 9:30 alle 16:30? Facile: 7 ore.
• Dalle 9:36 alle 16:23? Hmm, questo è un po’ più difficile.
Questo è il classico dilemma della rilevazione manuale delle ore. Sebbene il primo esempio sia molto più facile da elaborare, nel secondo esempio il dipendente ha lavorato quasi un quarto d’ora in meno; tuttavia, utilizzando il metodo degli arrotondamenti, gli sarebbe stata pagata la stessa cifra.
Ora immagina che questo accada per ogni dipendente, ogni giorno: non è difficile capire come ogni settimana possano andare persi centinaia di dollari a causa degli arrotondamenti, soprattutto se un dipendente arrotonda deliberatamente per eccesso.
Vantaggi di un metodo di rilevazione preciso:
• Paghi esattamente per le ore lavorate
• C’è meno spazio per contestazioni legate alla sensazione che un dipendente arrotondi regolarmente per eccesso: qualcosa di quasi impossibile da dimostrare utilizzando un metodo basato sugli arrotondamenti
Svantaggi di un metodo di rilevazione preciso:
- Il calcolo delle ore per la busta paga diventa più complesso se si utilizzano metodi manuali di rilevazione delle presenze. Questo problema può essere superato utilizzando un’app per la rilevazione delle ore.
Rendi molto più difficile il buddy punching utilizzando account personali
Il buddy punching consiste nel timbrare l’entrata o l’uscita al posto di un altro membro del personale. Può essere una delle forme più gravi di frode nella registrazione delle ore, perché consente di far risultare al lavoro un dipendente che in realtà non era presente.
Sorprendentemente, anche con strumenti come i moderni sistemi P.O.S., questo problema è ancora difficile da risolvere: qualsiasi sistema che utilizzi un PIN per timbrare l’entrata o l’uscita può essere facilmente aggirato da un collega.
Ecco perché gli account personali sono la soluzione!
Collegando la possibilità di timbrare l’entrata o l’uscita a un profilo online, sia che si tratti di un’app per smartphone o di un browser web, il buddy punching diventa improvvisamente molto più difficile.
Con un sistema di questo tipo, l’unico modo per effettuare il buddy punching sarebbe che un dipendente uscisse dal proprio account, accedesse nuovamente utilizzando le credenziali del collega, timbrasse l’entrata o l’uscita, quindi uscisse dall’account e accedesse di nuovo con il proprio, così da poter continuare a timbrare entrate e uscite.
Hai capito l’idea...
Sebbene non sia impossibile, è molto più difficile da fare uscendo dal luogo di lavoro rispetto al semplice inserimento del PIN di un collega o alla registrazione di un orario accanto al suo nome.
Vantaggi di un sistema di timbratura basato sugli account:
• È molto più difficile effettuare buddy punching fraudolento
• Consente di registrare altre informazioni utili, come le attività svolte
Svantaggi di un sistema di timbratura basato sugli account:
• Richiede una configurazione iniziale leggermente più complessa, perché ogni dipendente deve creare il proprio account
Assicurati che il personale si trovi dove dichiara di essere utilizzando il GPS
Sembra ovvio che un membro del personale debba timbrare l’entrata e l’uscita dal luogo di lavoro, ma in un ambiente lavorativo dinamico può essere difficile far rispettare questa regola e spesso i dipendenti finiscono per “comunicare” i propri orari da remoto, una pratica molto esposta al rischio di registrazioni fraudolente.
Ma ecco il punto...
Abbiamo in tasca questi dispositivi chiamati smartphone, che sono piuttosto efficienti nel registrare la posizione.
Utilizzando applicazioni che sfruttano il GPS dello smartphone, i datori di lavoro possono registrare la posizione delle timbrature di entrata e uscita e avere un’idea molto più precisa di dove si trovasse il dipendente in entrambi i momenti.
Vantaggi del monitoraggio delle timbrature tramite GPS:
• Consente ai datori di lavoro di avere un quadro più chiaro di dove si trovasse il personale nei momenti critici
• Se un dipendente sa che la propria posizione viene registrata, sarà meno propenso a timbrare entrata e uscita da remoto in orari fraudolenti
• Può essere uno strumento importante per migliorare la sicurezza e la responsabilità dei lavoratori da remoto
Svantaggi del monitoraggio delle timbrature tramite GPS:
• I servizi di localizzazione degli smartphone non sono affidabili al 100%: l’utente potrebbe disattivarli oppure potrebbero semplicemente non funzionare in quella determinata occasione. Per questo motivo, le posizioni registrate non dovrebbero mai essere considerate una prova assoluta di frode nella registrazione delle ore.
• Potrebbe far sentire il personale “sotto controllo”. La trasparenza è il modo migliore per evitare questo problema; inoltre, i dipendenti dovrebbero poter vedere le posizioni registrate.
Speriamo che questi consigli ti siano stati utili. Raccontaci nei commenti le tue esperienze con le frodi sulle ore lavorate!