Utilizzare i codici di costo nella contabilità edile

Cosa sono i codici di costo?

In parole semplici, i codici di costo sono codici numerici che rappresentano i diversi input (costi) che confluiscono in un progetto, come attrezzature, materiali, manodopera o altri elementi. I codici di costo sono utili perché consentono di monitorare e analizzare i costi in modo più dettagliato, sia durante sia dopo un progetto: per la fatturazione, per capire “dove sono finiti i soldi” e per individuare le aree in cui migliorare la redditività.

Supponiamo, ad esempio, che una squadra stia lavorando alla sostituzione del tetto danneggiato di un’abitazione. Puoi utilizzare i codici di costo per i materiali che userai, come tegole e chiodi. Puoi anche includere diversi codici di costo per i tipi di manodopera svolti dai dipendenti nei vari momenti del turno (ad esempio preparazione, posa delle tegole, pulizia). Infine, potresti voler includere dei codici di costo per eventuali attrezzature aggiuntive acquistate.

Ogni elemento o aspetto dei costi di un determinato progetto può avere un proprio codice di costo univoco. Tuttavia, come puoi immaginare, è facile esagerare: più avanti illustreremo alcune linee guida pratiche per la loro implementazione.

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Perché è importante usare i codici di costo nella contabilità edile

Il motivo principale per cui dovresti utilizzare i codici di costo nella tua contabilità è che ti aiutano a capire con precisione quanto hai speso per un progetto. Comprendere i costi è fondamentale per assicurarti di addebitare al cliente l’importo corretto in base a quanto hai speso per completare il lavoro e, soprattutto, per evitare di perdere denaro su determinati lavori a causa di costi che non riesci a vedere.

I codici di costo vengono utilizzati nei reparti contabili della maggior parte delle aziende. Tuttavia, sono particolarmente importanti nel settore edile. Se, ad esempio, gestisci un ristorante di hamburger, è facile suddividere i costi dei materiali in panini, carne, condimenti, ore del personale e così via. Sebbene i prezzi dei materiali possano aumentare o diminuire e le quantità possano persino variare a seconda del prodotto del menu, gli input necessari per ogni prodotto finale sono abbastanza ben definiti. In altre parole, ciò che vendi ha costi fissi ben determinati. Il cheeseburger sarà uguale per ogni cliente. Girare l’hamburger e tagliare il pomodoro e la lattuga sarà sempre più o meno lo stesso processo.

Nel settore edile, invece, la quantità di ciascun input varia in base alle dimensioni del lavoro e alle condizioni del progetto. I costi sostenuti per costruire anche lo stesso tipo di edificio possono variare notevolmente da un progetto all’altro. Un progetto potrebbe richiedere, ad esempio, opere di fondazione diverse a seconda della conformazione del terreno, oppure il cliente potrebbe avere specifiche più complesse che richiedono un numero imprevisto di ore di lavoro, scombussolando la pianificazione di quel progetto e di altri lavori.

Alla luce di ciò, è evidente come l’utilizzo dei codici di costo possa offrirti una struttura per “estrarre” con maggiore chiarezza i costi effettivi da un progetto all’altro, a un livello molto più dettagliato rispetto a una semplice rilevazione generale (ad esempio, costo complessivo degli stipendi o dei materiali). Questo è fondamentale per garantire una fatturazione corretta dei progetti attuali e futuri, ma anche per individuare quali tipi di progetti risultano costantemente più o meno redditizi.

Vediamo come potrebbero apparire concretamente alcuni codici di costo:

Come possiamo vedere, in questo particolare sistema aziendale sono state individuate alcune attività principali, ovvero Fondazioni e Scavi, e sono stati assegnati dei sottocodici corrispondenti: i codici 100 per gli Scavi e i codici 200 per le Fondazioni. Nella sezione sulle best practice parleremo più approfonditamente di alcuni schemi efficaci che puoi adottare.

Il sistema utilizzato in questo esempio segue uno schema piuttosto comune. Tuttavia, puoi anche utilizzare librerie di codici di costo predefiniti, come CSI MasterFormat. L’utilizzo di una libreria di codici di costo conforme agli standard di settore può essere utile per garantire la compatibilità dei report tra la tua azienda e le altre imprese con cui collabori.

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Approfondiamo i vantaggi specifici dell’utilizzo dei codici di costo

Assicurati di fatturare correttamente

Questo è il vantaggio più evidente dell’utilizzo dei codici di costo nella contabilità edile. Avere un quadro chiaro dei costi ti consentirà di addebitare ai clienti gli importi corretti, in modo equo per loro e, soprattutto, redditizio per te. Troppe aziende falliscono perché accettano numerosi lavori non redditizi (pensando, naturalmente, che avere più lavoro sia sempre positivo) oppure perché non riescono a individuare e ridurre i costi che erodono sistematicamente tutti i loro profitti.

Quando lavori a progetti più grandi e distribuiti su più periodi di fatturazione, l’utilizzo dei codici di costo ti permette di effettuare previsioni più accurate per ogni fase del progetto e di includerle nel tuo Work in Progress Schedule (WIP). In questo modo puoi individuare eventuali casi di sottofatturazione o sovrafatturazione, intenzionali o meno, non solo alla fine del progetto, ma anche durante il suo svolgimento.

Assicurati di rispettare il budget

Il vantaggio appena descritto dell’utilizzo dei codici di costo nella contabilità edile è direttamente collegato al secondo vantaggio. I codici di costo ti aiuteranno a verificare se stai rispettando i costi previsti dal WIP man mano che raggiungi la Percentuale di completamento (POC) di ogni ciclo di fatturazione. Questo non solo ti aiuterà a monitorare l’avanzamento dei lavori, ma ti consentirà anche di pianificare con maggiore precisione progetti simili in futuro.

Elabora preventivi più accurati

Non è mai piacevole sforare il budget di un lavoro e trovarsi a dover decidere se chiedere al cliente altri soldi, con il cappello in mano, oppure sostenere personalmente i costi aggiuntivi. Ancora peggio è perdere completamente un lavoro perché qualcun altro ha presentato un’offerta più bassa. Analizzando i codici di costo dei progetti precedenti e utilizzandoli nella pianificazione di quello nuovo, dovresti riuscire ad avere un quadro più chiaro dei costi stimati. Questo porterà a preventivi migliori. Una maggiore precisione nelle offerte non solo ti proteggerà dal rischio di perdere un lavoro, ma porterà anche a clienti più soddisfatti e a un maggior numero di segnalazioni per lavori futuri.

Individua come lavorare in modo più efficiente

L’utilizzo dei codici di costo nella contabilità edile ti permetterà anche di capire dove puoi ridurre i costi mantenendo al contempo la qualità. Potrebbe, ad esempio, essere aumentato recentemente il prezzo di un materiale di uso comune. Se sul mercato esiste un’alternativa adeguata, potresti risparmiare sostituendolo.

Allo stesso modo, potresti riuscire a eliminare alcune inefficienze relative ad attrezzature, materiali o manodopera. Ad esempio, c’è una squadra che sembra impiegare costantemente più tempo del previsto per completare le proprie attività? Fa di nascosto pause pranzo più lunghe del dovuto? Se non suddividi le diverse attività di manodopera in codici di costo, sarà molto più difficile accorgertene.

Proteggiti da frodi e appropriazioni indebite

Può trattarsi di un delicato equilibrio, perché l’obiettivo è migliorare la visibilità: devi quindi assicurarti di non rendere il sistema contabile così complesso da far finire le informazioni importanti in secondo piano. In generale, tuttavia, questi problemi hanno maggiori probabilità di far scattare un campanello d’allarme e portarti a individuare eventuali incongruenze quando qualcuno tenta di nasconderli sotto specifici codici di costo, semplicemente perché le discrepanze risultano più evidenti rispetto a quando sono inglobate nel costo totale di un progetto.

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Best practice per l’utilizzo dei codici di costo nella contabilità edile

Se non esistono due edifici per uffici di quattro piani perfettamente identici, lo stesso vale per il modo in cui due imprese edili utilizzano i propri codici di costo. Esistono comunque alcune best practice che ti aiuteranno a ottenere il massimo dai tuoi codici di costo e a sfruttare pienamente i vantaggi descritti sopra.

Utilizza il numero giusto di codici di costo per la tua azienda

Non esiste un numero valido per tutti, ma ti consigliamo di sperimentare per trovare la quantità di codici di costo più adatta alla tua attività. Probabilmente non vale la pena creare un codice per ogni materiale che hai utilizzato, ma i materiali impiegati frequentemente nella maggior parte dei tuoi progetti e che rappresentano costi significativi meritano probabilmente codici separati.

Anche il livello di dettaglio necessario nei codici di costo è discutibile. In questo caso, semplificare e adottare un approccio pratico può essere utile. Ad esempio, avere un codice di costo per ogni misura di chiodo utilizzata farà probabilmente impazzire commercialisti e responsabili di progetto. Aumenterà inoltre la possibilità di commettere errori quando qualcuno inserisce il codice sbagliato o non aggiorna correttamente il prezzo. Un elenco infinito di codici di costo rende anche più difficile ottenere rapidamente informazioni utili. Il responsabile di progetto non dovrebbe impiegare ore di analisi per capire se i costi sono in linea con le previsioni o se c’è qualcosa che non torna.

Naturalmente, utilizzare un numero insufficiente di codici di costo non ti permetterà di ricavare informazioni utili. Il numero ideale di codici varierà quindi da un’azienda all’altra. Per le imprese più grandi che realizzano interi edifici, probabilmente è una buona idea suddividere i codici di costo in base ai principali aspetti del progetto. Se, ad esempio, stai costruendo un edificio per uffici, potresti creare una categoria per gli impianti elettrici e codici di costo per cablaggi, prese e manodopera. Probabilmente non vale la pena arrivare a distinguere tra fili di diverse dimensioni e vari tipi di prese.

Un altro buon suggerimento per mantenere le cose semplici consiste nell’includere tutto ciò che affidi a terzi in un unico codice. Se, ad esempio, esternalizzi i lavori elettrici, ti basta un solo codice. D’altra parte, se sei l’impresa incaricata dei lavori elettrici e questa è la specialità della tua azienda, potrebbe valere la pena distinguere tra fili di diverse dimensioni e tipi di prese, perché è probabile che tu possa ottenere informazioni preziose sul tuo lavoro più specializzato e su scala ridotta.

Assicurati che tutto il team sia sulla stessa lunghezza d’onda

Oltre a trovare il giusto equilibrio tra dettaglio e semplicità, è importante assicurarsi che tutti i membri dell’azienda utilizzino i codici di costo nello stesso modo. Non importa quanto bene il reparto contabile abbia creato il sistema: se i responsabili di progetto sul campo non li utilizzano correttamente, il sistema non funzionerà. Il team contabile dovrà dedicare tempo a riconciliare e verificare i dati, vanificando l’obiettivo di maggiore efficienza che ti ha spinto a utilizzare i codici di costo.

Un buon suggerimento è coinvolgere tutti gli stakeholder nel processo di creazione dei codici di costo. In questo modo non solo saranno tutti allineati, ma comprenderanno anche il processo e avranno l’opportunità di offrire il proprio contributo su ciò che dovrebbe o non dovrebbe essere incluso. Il coinvolgimento è la chiave dell’armonia e porterà a un’azienda in cui tutti lavorano verso un obiettivo comune.

Crea una struttura logica

Oltre a coinvolgere tutti nella creazione dei codici di costo, è importante seguire una struttura logica. Questo ti aiuterà a interpretare i costi e renderà più semplice per tutti inserirli e monitorarli correttamente durante lo svolgimento dei lavori. Un buon suggerimento consiste nel formattare i codici di costo in base all’ordine in cui completi le attività del progetto edilizio. Ad esempio, potresti procedere dagli scavi alle fondazioni, poi alla struttura portante e infine alla copertura, seguendo l’ordine effettivo dei lavori.

Oltre a seguire un ordine logico, lascia spazio tra i codici per poter aggiungere ulteriori livelli di dettaglio nei futuri aggiornamenti. Guarda l’esempio precedente. Se assegni agli scavi il codice di categoria 100, puoi creare la sottocategoria delle attrezzature per gli scavi con il codice 110, per poi arrivare al codice 111 per l’escavatore e 112 per il bulldozer. In altri casi, potresti voler utilizzare codici con più cifre oppure un singolo codice per categoria, inserendo un trattino prima dei singoli codici di costo. È inoltre una buona idea lasciare spazio per eventuali aggiunte future. Un sistema logico non solo renderà più semplice l’utilizzo e la comprensione dei codici da parte di tutti, ma ridurrà anche il tempo necessario per preparare le proposte di progetto. Il responsabile della pianificazione potrà preparare rapidamente una stima senza dover cercare i codici all’interno di un sistema complicato e privo di logica.

IMPORTANTE: assicurati che i valori dei codici di costo siano aggiornati regolarmente

Non esiste probabilmente una best practice più importante di questa. I costi degli input possono variare in base alla domanda e all’offerta e non vuoi utilizzare prezzi non aggiornati. In caso contrario, i tuoi costi saranno errati e potresti finire per perdere denaro sottofatturando il cliente. Sebbene condizioni particolari, come le carenze di materiali, possano richiedere aggiornamenti più frequenti, una buona pratica consiste nell’affidare ai responsabili degli acquisti il compito di aggiornare i codici di costo ogni trimestre o ogni mese. Trasforma questa attività in una procedura ordinaria, come l’inventario. In questo modo i codici di costo saranno sempre aggiornati e le spese riportate per un progetto rifletteranno i costi effettivi.

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In sintesi

In conclusione, utilizzare i codici di costo nella contabilità della tua azienda è una best practice di base che ti permetterà di capire con precisione dove stai spendendo, lavorare in modo più efficiente e, in definitiva, assicurarti di ottenere un guadagno equo per il tuo duro lavoro. Sebbene la creazione iniziale dei codici di costo possa richiedere tempo, trovare il giusto equilibrio tra semplicità e dettaglio si rivelerà vantaggioso nel lungo periodo. Inoltre, adottare una procedura che tutti possano utilizzare efficacemente ti permetterà di sfruttare appieno questo strumento.

Speriamo che questa guida ti sia stata utile. Continueremo ad aggiornarla e ad ampliarla nel tempo, quindi facci sapere nei commenti qui sotto se pensi che dovremmo aggiungere altri contenuti. Grazie.