Contratti collettivi generalmente vincolanti: cosa devono verificare i datori di lavoro

Un contratto collettivo può incidere sull’elaborazione delle paghe anche quando un’azienda non aderisce a un’associazione datoriale. La questione fondamentale non è solo se il datore di lavoro abbia firmato un accordo, ma anche se un contratto collettivo dichiarato di applicazione generale copra l’azienda, le attività svolte e il territorio in cui opera.

Il Ministero federale tedesco del Lavoro e degli Affari sociali, o BMAS, ha aggiornato il registro dei contratti collettivi dichiarati di applicazione generale. L’aggiornamento comprende gli accordi salariali per i servizi di sicurezza in Sassonia-Anhalt, Renania-Palatinato e Saarland. Come spiega il registro BMAS dei contratti collettivi dichiarati di applicazione generale, tali accordi possono vincolare anche i datori di lavoro che non aderiscono ad associazioni datoriali, quando operano nell’ambito territoriale e settoriale previsto dall’accordo.

Per le piccole imprese, il compito pratico consiste nel trasformare queste informazioni in un controllo paghe ripetibile. Prima di applicare una tariffa oraria, pubblicare i turni o approvare le registrazioni delle ore, verificate quali regole si applicano al lavoro svolto.

1. Verificate se l’azienda rientra nell’ambito di applicazione dell’accordo

Partite dal registro, invece di basarvi su supposizioni relative all’adesione. Un’azienda non evita necessariamente l’applicazione di un contratto collettivo solo perché non aderisce a un’associazione datoriale. L’accordo può applicarsi quando l’azienda opera nel settore e nel territorio pertinenti.

Create una checklist di base per ogni sede e tipologia di attività:

• In quale Land o territorio viene svolto il lavoro?
• Quale attività svolge l’azienda?
• I lavoratori svolgono le attività coperte dall’accordo?
• L’accordo riguarda l’intera azienda, una specifica unità operativa o determinati tipi di attività?
• Esistono più sedi con una diversa collocazione territoriale?

Le informazioni BMAS aggiornate fanno riferimento nello specifico a Sassonia-Anhalt, Renania-Palatinato e Saarland, compresi gli accordi salariali per i servizi di sicurezza. Questo non significa che ogni datore di lavoro di questi Länder sia automaticamente coperto. L’ambito settoriale e territoriale deve comunque essere verificato rispetto all’attività effettiva dell’azienda e al lavoro svolto.

Conservate una copia o una registrazione interna della voce del registro consultata, insieme alla data della verifica. In questo modo create una traccia di controllo più chiara rispetto a una nota come “contratto collettivo verificato”, priva di ulteriori dettagli.

2. Verificate le regole salariali prima di elaborare le paghe

Una volta individuato un accordo potenzialmente applicabile, non copiate una tariffa nel sistema paghe senza verificare cosa rappresenti esattamente. Un accordo salariale può contenere regole da abbinare al ruolo del lavoratore o all’attività svolta. La fonte disponibile individua gli accordi salariali, ma il riepilogo del registro non riporta ogni tariffa o classificazione. Per confermare le regole retributive, i datori di lavoro dovrebbero quindi consultare direttamente l’accordo applicabile.

Come minimo, confrontate l’accordo con la configurazione del vostro sistema paghe per verificare:

• il ruolo o l’inquadramento del lavoratore;
• il tipo di attività o servizio svolto;
• il territorio a cui è assegnata l’attività;
• la tariffa oraria di base o l’altra regola retributiva applicabile;
• eventuali differenze tra tipologie di turni o mansioni previste dall’accordo;
• il periodo di validità della regola.

Se l’azienda applica più tariffe, documentate il motivo per cui ogni lavoratore è assegnato a una determinata tariffa. Evitate di applicare un’unica tariffa per “addetto alla sicurezza” a tutti, a meno che l’accordo applicabile non lo preveda. Le mansioni, la sede o l’assegnazione di un lavoratore possono richiedere una configurazione paghe diversa.

Questo è anche un buon momento per rivedere il processo paghe nel suo complesso. La nostra guida 5 consigli per eliminare gli errori nelle paghe illustra l’importanza di effettuare controlli coerenti prima della chiusura delle paghe. La verifica del contratto collettivo dovrebbe diventare parte integrante di questo processo, non una correzione occasionale da effettuare dopo che un dipendente ha contestato la propria retribuzione.

3. Confrontate ore programmate, ore registrate e ore retribuite

Le regole salariali funzionano correttamente solo quando i dati sulle ore lavorate sono accurati. Verificate che le ore utilizzate per l’elaborazione delle paghe indichino chiaramente dove è stata svolta l’attività, quale tipo di turno è stato effettuato e quale dipendente lo ha svolto.

Per le aziende con più sedi o assegnazioni variabili, una registrazione utile può includere:

• il nome del dipendente;
• la data e gli orari di inizio e fine;
• il luogo di lavoro;
• l’incarico o la mansione svolta;
• l’eventuale approvazione o correzione da parte del responsabile;
• il periodo paghe in cui sono state retribuite le ore.

Questo è particolarmente importante quando territori o mansioni diversi possono comportare un trattamento salariale differente. Se un lavoratore passa da un incarico all’altro, il team paghe deve poter distinguere le ore svolte, invece di applicare un’unica tariffa all’intero periodo.

Una registrazione digitale delle ore può semplificare questa verifica, ma lo strumento non sostituisce la responsabilità del datore di lavoro di configurare correttamente le categorie pertinenti. Se utilizzate il rilevamento della posizione, spiegatene lo scopo e assicuratevi che i dati raccolti siano limitati a quanto necessario per la pianificazione dei turni, la rilevazione delle presenze e l’amministrazione delle paghe. Il nostro articolo Come funzionano le app per il rilevamento della posizione del personale? illustra come questi strumenti possano supportare la registrazione delle attività svolte in luoghi diversi.

Prima di chiudere le paghe, confrontate il turno pianificato con le registrazioni delle ore approvate, quindi confrontate queste ultime con la categoria salariale impostata nel sistema paghe. Le differenze dovrebbero essere risolte mentre è ancora possibile verificare il turno interessato e l’approvazione del responsabile.

4. Documentate la decisione e riesaminatela quando cambia l’attività

La verifica dell’applicazione di un contratto collettivo dichiarato di applicazione generale dovrebbe essere ripetibile. Annotate il risultato per ogni unità aziendale o sede pertinente:

• l’accordo o la voce del registro consultata;
• il settore e il territorio considerati;
• i gruppi di lavoratori o gli incarichi inclusi;
• le regole salariali utilizzate nel sistema paghe;
• la persona che ha effettuato la verifica;
• eventuali questioni aperte che richiedono conferma.

Riesaminate la decisione quando l’azienda apre una nuova sede, acquisisce un nuovo tipo di contratto, modifica i propri servizi o assegna i lavoratori a un diverso tipo di mansione. Un cambiamento nell’attività può incidere sull’adeguatezza della configurazione paghe esistente.

Non risolvete i dubbi scegliendo la tariffa più bassa o presumendo che la mancata adesione elimini l’obbligo. Se l’ambito di applicazione non è chiaro, sospendete la relativa decisione sulle paghe e richiedete una consulenza basata sul testo completo dell’accordo e sulle attività effettivamente svolte dall’azienda. Conservare insieme la questione, i documenti consultati e il parere ricevuto renderà più coerenti le verifiche paghe successive.

Un controllo paghe pratico

Inserite “verifica del contratto collettivo dichiarato di applicazione generale” nella checklist di chiusura delle paghe per le attività interessate. Prima di approvare il pagamento, il controllo dovrebbe riguardare l’ambito di applicazione, l’inquadramento salariale, il luogo di lavoro e le registrazioni delle ore.

L’aggiornamento BMAS ricorda ai datori di lavoro che è necessario andare oltre lo status di aderente o non aderente. Per le aziende dei settori e dei Länder indicati, il passo successivo consiste nel consultare la voce aggiornata del registro, confrontarne l’ambito di applicazione con il lavoro effettivamente svolto e assicurarsi che i sistemi paghe e di rilevazione delle ore utilizzino la stessa classificazione. Questo semplice controllo può evitare discrepanze tra attività programmate, ore registrate e regole salariali applicabili.