Congedo retribuito per il servizio di giuria in Illinois: cosa devono prepararsi a fare i datori di lavoro entro gennaio 2027

I datori di lavoro dell’Illinois hanno ancora tempo per rivedere le proprie procedure relative al servizio di giuria e alle paghe prima dell’entrata in vigore di un nuovo obbligo di congedo retribuito. A partire dal 1° gennaio 2027, i datori di lavoro con 26 o più dipendenti dovranno corrispondere ai dipendenti la loro normale retribuzione oraria per l’attuale congedo per servizio di giuria, tutelato dalla legge.

La modifica è stata introdotta con l’House Bill 4844 e firmata dal governatore J.B. Pritzker il 31 luglio 2026. Il provvedimento modifica l’Illinois Jury Act e l’Illinois Jury Commission Act. La sintesi di Amundsen Davis sulla modifica relativa al congedo retribuito per servizio di giuria in Illinois evidenzia un aspetto importante per la pianificazione: il nuovo congedo retribuito non prevede massimali né limitazioni.

Per i datori di lavoro, il lavoro pratico inizia prima della data di entrata in vigore. Occorre verificare chi è coperto, come viene registrato il servizio di giuria, come vengono modificati i turni e come il sistema paghe distinguerà il congedo retribuito per servizio di giuria dagli altri tipi di assenza dal lavoro.

Quali datori di lavoro dell’Illinois devono prepararsi?

Il nuovo obbligo si applica ai datori di lavoro dell’Illinois con 26 o più dipendenti. Le aziende dovrebbero verificare se raggiungono questa soglia e stabilire un metodo coerente per monitorare il numero dei dipendenti. Questa verifica non dovrebbe essere rimandata fino alla prima elaborazione delle paghe interessata dalla nuova normativa.

La legge riguarda i dipendenti che usufruiscono dell’attuale congedo per servizio di giuria, tutelato dalla legge. Pertanto, la modifica non introduce semplicemente una nuova categoria di permesso retribuito generico. Nelle policy e nei sistemi paghe, i datori di lavoro dovrebbero mantenere distinto il congedo per servizio di giuria dalle ferie, dai permessi personali, dai congedi per malattia e dagli altri permessi retribuiti.

La fonte descrive l’obbligo di pagamento come riferito alla normale retribuzione oraria del dipendente. I datori di lavoro dovrebbero quindi verificare come tale retribuzione è rappresentata nel sistema paghe e come il sistema la applicherà quando un dipendente sarà assente per prestare servizio di giuria. Se la modalità di retribuzione o l’organizzazione del lavoro di un dipendente rendono poco chiara la determinazione della tariffa, è consigliabile rivolgersi a un consulente qualificato in materia di diritto del lavoro o a un professionista delle paghe, anziché introdurre una regola informale.

La fonte non fornisce tutti i dettagli amministrativi applicabili a ogni situazione lavorativa. I datori di lavoro dovrebbero evitare di presumere che le attuali regole sui permessi retribuiti rispondano anche alle questioni relative al congedo per servizio di giuria. È invece opportuno esaminare il nuovo obbligo insieme alle policy vigenti e chiedere consulenza per qualsiasi situazione non chiara.

Aggiornare le procedure per i turni e le assenze

Il servizio di giuria può incidere sull’organizzazione del personale anche quando il dipendente comunica l’assenza con sufficiente anticipo. I responsabili potrebbero dover modificare i turni, trovare sostituti ed evitare di trattare un’assenza tutelata come un problema di presenza. Una procedura scritta può aiutare i supervisori a gestire queste situazioni in modo coerente.

Per prima cosa, stabilite a chi i dipendenti devono comunicare le informazioni relative al servizio di giuria. La procedura potrebbe prevedere il coinvolgimento di un responsabile, di un referente HR, di un coordinatore dei turni o di un’altra persona designata. L’aspetto importante è che i dipendenti non debbano comunicare la stessa assenza a più persone né affidarsi a un messaggio informale che potrebbe non essere visto.

La procedura per la gestione dei turni dovrebbe consentire di:

• Registrare le date previste del servizio di giuria.
• Indicare il dipendente come non disponibile per i turni interessati.
• Evitare che l’assenza venga considerata non autorizzata quando il congedo è stato comunicato correttamente.
• Aggiornare il calendario dei turni se il periodo di servizio cambia.
• Condividere solo le informazioni necessarie ai responsabili per organizzare le sostituzioni.

Questo è anche un buon momento per verificare come i responsabili dei turni ricevono e gestiscono le modifiche al calendario. Le indicazioni contenute in Effective Communication For Shift Managers sono pertinenti anche in questo caso, perché una regola sulle paghe può comunque creare problemi operativi se il team che organizza i turni non lavora sulla base delle stesse informazioni.

Non promettete un numero fisso di giorni retribuiti e non introducete un massimale, a meno che tale limitazione non sia prevista dalla legge applicabile e supportata da un parere legale. La sintesi di Amundsen Davis sottolinea specificamente che il nuovo congedo retribuito non prevede massimali né limitazioni. I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione a non trasferire nel processo relativo al servizio di giuria i limiti previsti da un’altra policy sui congedi.

Preparare le paghe e la conservazione dei dati

Il reparto paghe deve disporre di una registrazione chiara delle date in cui è stato utilizzato il congedo per servizio di giuria e delle modalità con cui è stato retribuito. Create un codice separato per il tempo o la retribuzione relativi al congedo retribuito per servizio di giuria, invece di includere queste ore in una categoria generica di assenza. Un codice distinto facilita la revisione delle paghe, la risposta alle domande dei dipendenti e la verifica dell’applicazione coerente della procedura.

Prima del 1° gennaio 2027, verificate i seguenti elementi:

• La normale retribuzione oraria del dipendente utilizzata per il pagamento.
• Le date e le ore registrate come congedo per servizio di giuria.
• Il collegamento tra calendario dei turni, rilevazione delle ore ed elaborazione delle paghe.
• La registrazione dell’autorizzazione o della comunicazione a supporto dell’assenza.
• Il report paghe che mostra il pagamento effettuato utilizzando il codice relativo al servizio di giuria.

Conservate i dati che mostrano cosa è stato comunicato, come è stata registrata l’assenza e come è stato calcolato il pagamento. La sintesi della fonte non specifica un periodo separato di conservazione dei documenti; pertanto, i datori di lavoro non dovrebbero inventarne uno. Seguite gli obblighi applicabili in materia di conservazione dei dati e le indicazioni del vostro consulente legale.

Un codice separato può inoltre aiutare a prevenire errori comuni nelle paghe, come il pagamento del congedo alla tariffa sbagliata, il mantenimento del dipendente in un turno che non può coprire o la registrazione dell’assenza come tempo non retribuito. Per una revisione più ampia dei controlli sulle paghe, consultate 5 Tips on How To Eliminate Payroll Mistakes.

Rivedere le policy e formare le persone coinvolte

Il manuale del dipendente, la policy sulle presenze, la policy sul servizio di giuria, le istruzioni per la gestione dei turni e le procedure per le paghe dovrebbero utilizzare un linguaggio coerente. Se un documento descrive il servizio di giuria come non retribuito mentre un altro indirizza i dipendenti verso i permessi retribuiti generali, dipendenti e responsabili potrebbero ricevere istruzioni contrastanti.

La policy aggiornata dovrebbe spiegare a chi i dipendenti devono comunicare il servizio di giuria, come devono informare l’azienda e come l’assenza viene registrata nei turni e nelle paghe. Dovrebbe inoltre chiarire che, ove opportuno, il congedo retribuito per servizio di giuria viene gestito separatamente dalle altre forme di congedo.

I responsabili che approvano i fogli presenza o assegnano i turni dovrebbero ricevere una breve spiegazione della nuova procedura. Devono sapere quale codice utilizzare, chi contattare in caso di domande e che l’assenza del dipendente per servizio di giuria deve essere gestita attraverso la procedura designata. Il personale addetto alle paghe dovrebbe testare il codice e i report prima della prima elaborazione interessata, invece di scoprire un problema dopo che i pagamenti sono stati elaborati.

Può essere utile anche rivedere il quadro complessivo dei congedi aziendali. Creating A Paid Time Off Policy For Your Contracting Business illustra l’importanza di documentare la gestione dei diversi tipi di assenza dal lavoro. Il congedo per servizio di giuria dovrebbe essere integrato in questo quadro senza essere trattato come un normale permesso retribuito discrezionale.

Cosa fare prima del 1° gennaio 2027

I datori di lavoro dell’Illinois con 26 o più dipendenti dovrebbero utilizzare i mesi che precedono la data di entrata in vigore per verificare se rientrano nell’ambito di applicazione, individuare la retribuzione oraria applicabile, creare un codice dedicato per il congedo e testare il flusso di gestione dei turni e delle autorizzazioni. Dovrebbero quindi aggiornare le policy scritte e illustrare la procedura a responsabili e dipendenti.

L’obiettivo pratico è creare una registrazione che colleghi la comunicazione del servizio di giuria da parte del dipendente, il turno interessato, il congedo autorizzato e il pagamento effettuato sulla base della normale retribuzione oraria. Predisporre questa procedura in anticipo renderà più semplice gestire la modifica quando il congedo retribuito per servizio di giuria entrerà in vigore il 1° gennaio 2027.