Comunicazione efficace per i responsabili di turno

Creiamo una guida pratica alla comunicazione sul lavoro

Abbiamo tutti sentito dire che “la comunicazione è fondamentale”, ma quanto spesso mettiamo davvero in pratica una corretta comunicazione sul posto di lavoro?

Certo, partecipiamo tutti a riunioni e ogni tanto scambiamo due parole davanti alla macchina del caffè… ma quanto di ciò che comunichiamo viene realmente recepito dalle persone con cui parliamo?

Anche se comunichiamo tutti, molti di noi non lo fanno in modo efficace. Dico “efficace” perché, tecnicamente parlando, un’azienda sarebbe inconcepibile senza l’arte della comunicazione; tuttavia, è la qualità della comunicazione utilizzata sul posto di lavoro a distinguere una buona azienda da una grande azienda.

Inoltre, spetta al management promuoverla e trasformarla in pratica. Sapere come comunicare con il proprio personale è essenziale per gestire un’attività di successo. Ecco alcuni consigli per iniziare…

Perché è importante

Per cominciare, cerchiamo di capire perché la comunicazione è così importante per ogni azienda, grande o piccola che sia. Indipendentemente dal settore in cui lavori, che tu gestisca un ristorante, una clinica o persino un’azienda di traslochi, una comunicazione efficace può fare la differenza tra clienti soddisfatti e recensioni negative e, in alcuni casi, persino tra la sicurezza di un cliente e una situazione di pericolo.

Prendiamo come esempio un’azienda di traslochi, dove potresti trovare responsabili, addetti all’imballaggio e persino organizzatori domestici. Un responsabile può preparare un preventivo, ma non comunicare agli addetti la quantità degli oggetti da imballare: quello che avrebbe potuto essere un lavoro di quattro ore si trasforma così in un’intera giornata di lavoro, lasciando insoddisfatti e irritati sia i dipendenti sia i clienti.

Nel caso di un ristorante, se un addetto alla reception raccogliesse una richiesta speciale relativa ad alcune allergie, ma non la comunicasse al personale di sala e di cucina, il caos non tarderebbe a farsi sentire.
Quanto a una realtà come una clinica, una comunicazione carente può facilmente trasformarsi in una serie di cause legali.

Sebbene una cattiva comunicazione sul posto di lavoro non sia necessariamente una questione di vita o di morte, può danneggiare le attività dell’azienda e influire notevolmente non solo sulla reputazione, ma anche sul tasso di turnover del personale.

In qualità di manager, è fondamentale comunicare regolarmente con il proprio team e tenerlo informato su ciò che sta accadendo. Una comunicazione positiva e frequente infonde fiducia nella squadra e rappresenta un ottimo esempio per gli altri. Mantenere questo livello di comunicazione ridurrà significativamente i potenziali malintesi, migliorando al contempo la produttività complessiva.
In sostanza, contribuisce a creare una cultura aziendale e ispira un senso di unità all’interno del team.

Che aspetto ha una comunicazione efficace?

Deve essere focalizzata:

Quando comunichiamo, è molto facile perdersi in digressioni inutili. Un manager può iniziare una conversazione chiedendo a un dipendente di svolgere un’attività, per poi finire con l’assegnargliene molte altre, senza indicare da dove cominciare. Inevitabilmente, man mano che la conversazione prosegue, queste attività vengono messe in secondo piano, lasciando il dipendente confuso e sopraffatto.

In situazioni di questo tipo, nessuno è soddisfatto. La soddisfazione del dipendente diminuisce e il manager non ottiene il risultato desiderato.

La mancanza di focalizzazione è una delle principali cause di una comunicazione inefficace sul posto di lavoro.

Deve essere coerente:

La coerenza è uno degli aspetti più sottovalutati della comunicazione sul posto di lavoro. Senza di essa, i messaggi possono diventare confusi e andare persi. Deve permeare ogni singolo aspetto dell’azienda. Immagina di presentare un progetto a un potenziale cliente e di avere tutte le slide fuori ordine… ecco come si presenta una comunicazione incoerente. Le informazioni ci sono tutte, ma sono disposte in un ordine privo di senso.

Un elemento che può aiutare a mantenere la coerenza è la preparazione. Sapere come vuoi trasmettere un messaggio prima di comunicarlo può fare la differenza tra il successo e il fallimento.

Tenere conto dei ruoli e delle responsabilità dei colleghi può aiutarti a trasmettere il tuo messaggio a ogni dipendente in modo ragionato e logico. Uno dei vantaggi è che riuscirai a stabilire un flusso coerente tra l’argomento della conversazione e il modo in cui lo esprimi.

Nel lungo periodo, il tuo team ti ringrazierà, perché capirà sempre ciò che stai cercando di dire e si ridurranno notevolmente i malintesi sul posto di lavoro.

Deve essere cortese:

C’è un motivo se si dice di essere educati quando si incontrano persone nuove. La cortesia non si limita alla prima impressione: deve essere mantenuta per tutta la durata di una relazione, personale o professionale che sia.

Comunicare mettendo la cortesia al centro è essenziale per mantenere un ambiente di lavoro sereno.

Può fare la differenza tra avere colleghi disponibili e collaborativi oppure chiuderli completamente al dialogo: nessuno vuole ascoltare una persona con cui è arrabbiato. Tendiamo a frequentare determinati amici, familiari e colleghi più educati di altri perché sanno come rivolgersi a noi in un modo che apprezziamo; quando questo atteggiamento viene adottato dal management, può avere effetti molto positivi. Un ambiente di lavoro positivo è un ambiente cortese.

Deve essere chiara:

Ripetetelo con me… la chiarezza è fondamentale. Quando si parla di comunicazione, se dovete ricordare una sola cosa, ricordate questa: senza chiarezza, nient’altro conta.

La chiarezza è, in sostanza, il punto d’incontro di tutto ciò di cui abbiamo parlato finora. Proprio perché è così ampia, non esiste un singolo aspetto dell’organizzazione che non possa trarne beneficio.

Immagina questa situazione: il tuo capo entra nel tuo ufficio e ti dice di organizzare un ritiro aziendale per alcuni membri dell’ufficio. Tu prenoti una sede, inviti tutti i dipendenti dell’ufficio e invii le conferme di partecipazione. Poco dopo, il tuo capo ti chiede di incontrarlo nel suo ufficio, dove lo trovi furioso. “Hai invitato TUTTO l’ufficio?” Questa mancanza di specificità è fin troppo comune quando il management dà per scontato che il messaggio sia chiaro. Pretendere che gli altri “leggano nel pensiero” non aiuta nessuna azienda.

Semplici attività lavorative come fornire feedback, delegare compiti o impartire istruzioni sono molto più efficaci quando il messaggio viene compreso chiaramente.

Proprio come nell’esempio precedente, è sempre meglio fornire informazioni specifiche a sostegno della propria richiesta, come numeri, scadenze e qualsiasi altro dettaglio utile. In questo modo si eliminano potenziali errori e malintesi, che possono verificarsi con estrema facilità.

In definitiva, è la chiarezza a determinare se dipendenti e colleghi comprendono cosa viene loro richiesto e perché.

Deve essere coerente nel tempo:

Per mantenere una comunicazione efficace, è importante essere coerenti, qualunque sia il metodo adottato. La coerenza sul posto di lavoro fa sì che colleghi e dipendenti sappiano cosa aspettarsi, senza vivere un’esperienza paragonabile alle montagne russe.

Tutto parte dal management

Tutti, sul posto di lavoro, devono affinare le proprie capacità comunicative, ma tutto parte da un leader…

Cosa non fare:

Sono diversi gli ostacoli che possono impedire una comunicazione efficace e, a volte, può bastare semplicemente non ascoltare ciò che l’altra persona sta cercando di dirci. Ascoltare è simile a comunicare, nel senso che si può farlo facilmente in modo inefficace. Avrai forse sentito dire: “Stai ascoltando, ma mi stai davvero sentendo?”. Se un dipendente sta comunicando con te, assicurati di capire ciò che sta cercando di dirti.

Altri comportamenti che possono sabotare una comunicazione efficace sono: giudicare, spettegolare o lavorare in un ambiente privo di fiducia e trasparenza. Un aspetto fondamentale che spesso trascuriamo è anche l’importanza del linguaggio del corpo: niente comunica “non vedo l’ora di lavorare a questo progetto” come tenere le braccia incrociate!

Per mantenere un rapporto sano con il tuo team, potresti organizzare un workshop sul linguaggio del corpo, così da mettere tutti sulla stessa lunghezza d’onda.

È importante prestare attenzione a eventuali abitudini di questo tipo presenti nella tua organizzazione e cercare di correggerle.

Usa i tuoi strumenti:

Una comunicazione efficiente parte da un leader, e di solito questo ruolo spetta al management.
È possibile soltanto quando i manager comunicano in modo preciso e tempestivo, prestando al contempo attenzione agli strumenti utilizzati per trasmettere il messaggio. Questi due elementi, combinati, possono influire notevolmente sul modo in cui il messaggio viene ricevuto ed elaborato.

Molte aziende dispongono di un sistema per garantire che un team sia adeguatamente preparato a raggiungere un obiettivo o portare a termine un’attività e, nella maggior parte dei casi, utilizzano strumenti che li aiutano in questo percorso.

Proprio come durante un’esercitazione antincendio, la comunicazione è fondamentale. Tuttavia, sono necessari determinati strumenti per assicurarsi che tutti siano informati e vigili.

In questo caso, uno strumento può essere rappresentato da molte cose: l’allarme antincendio, le mappe delle uscite più vicine, la segnaletica, i walkie-talkie o i microfoni.

Comunicare in modo efficace significa assicurarsi che tutti sappiano come agire, quando farlo (in questa situazione, sempre!) e dove andare. Questi elementi lavorano insieme per guidare il team fuori dall’edificio in modo sicuro, calmo e rapido.

Puoi considerare efficace la comunicazione quando il personale comprende cosa fare ed è in grado di agire quando, dove e nel modo necessario. In sostanza, tutto dovrebbe sembrare naturale e senza intoppi.

È nel management che avviene la magia: hai la possibilità di influenzare la cultura della tua organizzazione. In sostanza, spetta a te fare in modo che le persone comunichino in modo efficace. Ecco alcuni modi per riuscirci:

Stabilisci quale canale di comunicazione funziona meglio per il tuo team

Quando si parla di strumenti di comunicazione, abbiamo davvero l’imbarazzo della scelta. Dalle e-mail alle videochiamate su Zoom, esistono una quantità infinita di software e app da utilizzare e sembra che ogni settimana ne venga lanciato uno nuovo. L’importante è guidare il team affinché li utilizzi in modo efficiente e appropriato. (Non usare uno strumento solo perché esiste: chiediti qual è lo scopo.)

Assicurati di stabilire confini chiari su come, quando e dove utilizzare questi canali.

Affronta i problemi di comunicazione

Vista l’enorme quantità di strumenti disponibili, in qualità di manager ti troverai inevitabilmente a gestire dipendenti che preferiscono uno strumento rispetto a un altro. Ad esempio, alcuni potrebbero preferire le riunioni su Zoom, mentre altri potrebbero preferire ricevere un’e-mail. E poi ci saranno quelli che preferiscono una conversazione di persona a qualsiasi soluzione che coinvolga la tecnologia.

Quando si verificano questi conflitti, è importante ricordare che ogni metodo presenta dei vantaggi e spetta a te esercitare il tuo giudizio e guidare il team nella direzione giusta.

Costruisci una rete:

Quando si lavora in un’organizzazione dinamica, è facile rimanere all’interno del proprio team e del proprio reparto, adottando una mentalità del tipo “ognuno pensa per sé” (o, in questo caso, “ogni team pensa per sé”). Tuttavia, proprio come una rete complessa, un’azienda di successo richiede che i diversi reparti lavorino insieme e comunichino efficacemente tra loro.
È fondamentale saper comunicare con altri manager, team e dirigenti aziendali, sostenendo al contempo gli interessi della propria squadra.

Quando metti tutto questo in pratica, ricorda di:

Essere disponibile:

In qualità di manager, i tuoi dipendenti dovrebbero sentirsi liberi di rivolgersi a te con suggerimenti e problemi e dovrebbero poter instaurare con te un canale di comunicazione bidirezionale, in cui si sentano al sicuro e supportati. Il fatto che i dipendenti riescano ad aprirsi con te è un segno di fiducia e unità all’interno del team.

Costruire una cultura aziendale:

Se un dipendente propone qualcosa che può apportare un beneficio alla tua organizzazione, riconoscigliene il merito e dimostragli che la sua voce conta. Questo può dargli un senso di scopo e di appartenenza, comunicando al contempo agli altri dipendenti che si trovano in un ambiente che valorizza ciò che hanno da dire e offre loro una reale possibilità di esprimersi.

Occasionalmente, attività di team building come workshop di public speaking e altri percorsi formativi possono aiutare chi ha difficoltà a esprimersi. Permettere ai dipendenti di mantenere un canale di comunicazione aperto con te non favorisce soltanto la loro crescita professionale, ma consolida anche il tuo ruolo di leader efficace (non c’è “io” nella parola “team”!).

Accogliere i nuovi arrivati:

Ora che hai adottato le tue nuove tecniche di comunicazione, devi assicurarti che ogni nuovo assunto riesca a integrarsi facilmente nella cultura del luogo di lavoro. Puoi farlo aiutandolo a sentirsi parte del gruppo, affiancandolo a membri esperti del team e fornendogli formazione e altri materiali utili per portarlo rapidamente al livello degli altri. Assicurarti che si senta supportato e valorizzato durante il periodo di prova è uno dei principali fattori che determinano la sua permanenza o meno nel team a tempo indeterminato.

Pronto a cambiare?

Se sei pronto a migliorare le strategie di comunicazione sul posto di lavoro, non c’è momento migliore del presente. Assicurati di individuare gli aspetti da migliorare (coinvolgendo anche il team!) e poi sviluppa un piano d’azione.

In sostanza, se vuoi evitare potenziali disastri, devi instaurare una cultura della comunicazione efficace all’interno della tua organizzazione. Una comunicazione efficace comincia dalla leadership ed è proprio qui che un manager può fare da guida.

In definitiva, sapere come comunicare con il proprio personale è essenziale per gestire un’attività di successo.