Employment Rights Act 2025: le scadenze del 2026 che le piccole imprese devono conoscere

I piccoli datori di lavoro dovranno prepararsi a diversi cambiamenti in materia di diritto del lavoro nel 2026. Il calendario aggiornato dal Governo britannico per l’Employment Rights Act 2025 prevede l’estensione del termine per presentare un ricorso al Tribunale del lavoro, nuovi obblighi in materia di molestie e diritti sindacali aggiornati. Il voto elettronico dei sindacati è già in vigore.

Le modifiche si applicano ai datori di lavoro di tutte le dimensioni, anche se i dettagli e le tempistiche possono variare a seconda della misura. L’approccio più prudente consiste nel partire dal calendario ufficiale e trasformare poi ogni modifica pertinente in un’azione concreta per paghe, anagrafiche e documentazione del personale, policy e responsabili. Il documento del Governo Plan to Make Work Pay and Employment Rights Act timeline update dovrebbe essere il punto di riferimento per verificare cosa si applica e quando.

Prima di ottobre: stabilite cosa deve cambiare nella vostra azienda

Iniziate con una breve verifica organizzativa, senza aspettare l’entrata in vigore delle modifiche di ottobre. Non deve trasformarsi in un progetto complesso. Un piccolo datore di lavoro può cominciare da quattro domande:

• Quali dipendenti e responsabili sono interessati dalle modifiche?
• Quali policy fanno riferimento a segnalazioni, molestie, reclami, provvedimenti disciplinari o sindacati?
• Quali documenti del personale vi servirebbero se un ex dipendente presentasse un ricorso?
• Chi è responsabile del controllo del calendario ufficiale e dell’aggiornamento dell’azienda?

Create un unico documento di lavoro con la misura pertinente, la data di entrata in vigore, la persona responsabile e l’azione richiesta. Inserite in quel documento il link alla fonte ufficiale, così chiunque partecipi alla verifica potrà consultare le informazioni più aggiornate.

Questo è anche un buon momento per verificare come registrate l’orario di lavoro, le assenze, le riunioni, le segnalazioni e le decisioni in materia di lavoro. Una buona documentazione non sostituisce la consulenza legale, ma può facilitare la ricostruzione di cosa è successo e quando. Se i dati relativi alle paghe sono distribuiti tra diversi fogli di calcolo o sistemi, rivedete il processo insieme alla vostra checklist per evitare gli errori in busta paga. L’obiettivo non è creare burocrazia inutile, ma assicurarsi che le informazioni importanti sul personale siano coerenti e facilmente reperibili.

Dal 1° ottobre 2026: preparatevi all’estensione del termine per presentare un ricorso al Tribunale del lavoro

Dal 1° ottobre 2026, il termine per presentare un ricorso al Tribunale del lavoro passerà da tre a sei mesi. Questa è una delle scadenze più chiare indicate nel calendario aggiornato dal Governo e comporta una conseguenza pratica per i piccoli datori di lavoro: una controversia potrà rimanere suscettibile di trasformarsi in un ricorso più a lungo rispetto a quanto previsto dall’attuale termine.

Prima del 1° ottobre, rivedete il modo in cui la vostra azienda gestisce la cessazione del rapporto di lavoro e le eventuali controversie formali. La vostra checklist dovrebbe includere:

• Registrare le date rilevanti di dimissioni, licenziamento, reclamo, provvedimento disciplinare o altra decisione in materia di lavoro.
• Conservare copie di lettere, email, verbali delle riunioni e documentazione relativa al processo decisionale in un unico fascicolo del personale sicuro.
• Confermare chi riceve e a chi inoltra la corrispondenza degli ex dipendenti.
• Assicurarsi che i responsabili sappiano che una segnalazione o una comunicazione legale non deve essere ignorata solo perché il dipendente ha già lasciato l’azienda.
• Rivedere le procedure di conservazione e accesso, affinché le persone autorizzate possano reperire i documenti pertinenti quando necessario.

Si tratta principalmente di una modifica relativa alla gestione del personale e della documentazione, ma può avere ripercussioni anche sull’amministrazione delle paghe. L’ultima busta paga, il calcolo delle ferie, le trattenute e gli altri pagamenti dovrebbero essere registrati in modo chiaro, con le date pertinenti e le informazioni di supporto. Registrazioni coerenti di orari e presenze possono aiutare a spiegare come è stato calcolato lo stipendio. Un processo digitale può inoltre ridurre il rischio di fare affidamento su fogli presenze cartacei incompleti; i principi illustrati in Come eliminare gli errori in busta paga sono pertinenti anche in questo caso.

L’estensione del termine non significa che ogni ex dipendente presenterà un ricorso, né determina la fondatezza di una controversia. Significa che le vostre procedure dovrebbero tenere conto della possibilità che una questione rimanga aperta più a lungo.

Da ottobre: aggiornate le procedure sulle molestie e la formazione dei responsabili

Il calendario aggiornato prevede inoltre nuovi obblighi in materia di molestie a partire da ottobre 2026. La fonte conferma la tempistica e l’ambito generale, ma prima di modificare le procedure i datori di lavoro dovrebbero verificare nei materiali ufficiali di attuazione i requisiti specifici applicabili alla propria azienda.

Nel frattempo, preparate gli aspetti operativi fondamentali:

• Individuate i canali attraverso i quali i dipendenti possono segnalare una situazione di molestie.
• Stabilite chi riceverà la segnalazione e chi sarà responsabile della risposta.
• Verificate che i dipendenti sappiano come effettuare una segnalazione in modo riservato e sicuro.
• Assicuratevi che i responsabili sappiano inoltrare una segnalazione al livello appropriato, invece di cercare di risolvere informalmente una situazione grave.
• Conservate una registrazione delle segnalazioni, delle azioni intraprese, delle decisioni e dei successivi controlli, limitando l’accesso alle persone appropriate.
• Rivedete le policy e i materiali formativi una volta confermati i requisiti dettagliati.

La vostra policy dovrebbe essere facile da trovare e da comprendere per i dipendenti. Dovrebbe inoltre essere coerente con ciò che l’azienda è effettivamente in grado di fare. Una procedura che promette una risposta da parte di una persona non disponibile, o che indirizza i dipendenti a un contatto non più valido, crea problemi evitabili.

Le piccole imprese possono adottare un semplice processo scritto per questa verifica. Lo stesso approccio utilizzato per altre procedure interne può essere utile: definite i passaggi, assegnate le responsabilità e verificate che il processo funzioni nella pratica. Una guida rapida alle procedure operative standard offre un utile modello per documentare flussi di lavoro ripetibili.

Rivedete i diritti sindacali e il voto elettronico

I diritti sindacali rappresentano un altro elemento del calendario di attuazione di ottobre. Il Governo conferma inoltre che il voto elettronico dei sindacati è già in vigore. I datori di lavoro dovrebbero quindi rivedere ogni procedura interna che possa riguardare comunicazioni con i sindacati, richieste o accordi sul luogo di lavoro e verificare i requisiti vigenti prima di intraprendere qualsiasi azione.

Non date per scontato che una vecchia policy o la prassi abituale di un responsabile siano sufficienti. Indicate chi è responsabile della gestione delle questioni sindacali, dove vengono conservate le informazioni pertinenti e quando è necessario richiedere una consulenza specialistica. Se la vostra azienda non ha un sindacato riconosciuto e non vi sono attualmente attività sindacali, la verifica può comunque essere breve: annotate che l’argomento è stato preso in considerazione e individuate la persona che monitorerà gli aggiornamenti futuri.

Una lista pratica di azioni per ottobre 2026

Prima dell’entrata in vigore delle modifiche pertinenti, i piccoli datori di lavoro dovrebbero aver:

1. Verificato il calendario aggiornato dal Governo e individuato le misure applicabili.
2. Segnato il 1° ottobre 2026 come data del passaggio da tre a sei mesi per la presentazione di un ricorso al Tribunale del lavoro.
3. Verificato che i documenti del personale, le registrazioni delle paghe e quelle relative agli orari siano completi e riportino le date in modo coerente.
4. Aggiornato i responsabili e i dati di contatto per reclami, segnalazioni di molestie e comunicazioni formali.
5. Informato i responsabili sulle loro responsabilità in materia di escalation e conservazione della documentazione.
6. Riveduto le procedure sindacali e lo stato dei requisiti relativi al voto elettronico.
7. Annotato tutti gli aspetti che richiedono conferma da parte di un professionista del diritto del lavoro.

L’obiettivo pratico non è cercare di prevedere ogni dettaglio definitivo delle singole misure. È sapere quali scadenze riguardano la vostra azienda, conservare documenti affidabili e aggiornare le procedure quando i requisiti ufficiali saranno confermati.