Guida rapida alle procedure operative standard

La maggior parte di noi si è trovata in questa situazione: hai appena ottenuto un lavoro e vuoi fare le cose nel modo giusto, ma quasi tutte le persone con cui parli hanno una propria idea sul modo migliore di svolgerle. In questo contesto si commettono molti errori e si produce una grande quantità di rilavorazioni inutili e costose. Le aziende che non investono risorse per definire un modo standardizzato di lavorare sono spesso altamente disorganizzate, con tanti gruppi di persone che operano in modo inefficiente all’interno di silos scollegati. Al contrario, le aziende che implementano processi e sistemi capaci di favorire la collaborazione sono molto più produttive ed efficaci, e hanno molte più probabilità di avere successo.

In questo articolo vedremo come stabilire una serie di procedure operative standard (SOP) per aiutare tutti i membri della tua azienda a lavorare sulla base delle stesse indicazioni. Esploreremo cosa sono le SOP, in cosa differiscono dai documenti di processo e perché sono così importanti nella gestione quotidiana dell’attività. Analizzeremo poi i diversi tipi di SOP e discuteremo quali caratteristiche rendono un insieme di procedure migliore di un altro. In seguito esamineremo alcune delle difficoltà più comuni nella creazione delle SOP e, infine, ti guideremo passo dopo passo nella scrittura e nell’implementazione di SOP efficaci per la tua azienda.

Che cos’è esattamente una SOP?

In breve, una Standard Operating Procedure, ovvero una procedura operativa standard, è un documento che descrive una serie di istruzioni precise per completare correttamente un’attività di routine. Potresti pensare: “Conosco la mia azienda meglio di chiunque altro: perché dovrei averne bisogno?”. Se gestisci un’attività con uno o due dipendenti e non hai intenzione di espanderti, forse il tuo tempo può essere impiegato meglio altrove. Tuttavia, la maggior parte dei titolari d’azienda punta alla crescita e può sfruttare la potenza delle SOP per assicurarsi che persone e processi funzionino alla massima efficienza, garantendo risultati di qualità e prestazioni costanti.

Le SOP sono inoltre risorse eccellenti per inserire rapidamente i nuovi dipendenti e spesso sono richieste dalla legge per garantire che le aziende rispettino le normative governative.

Processo e procedura

È facile confondere i documenti procedurali con quelli che definiscono un processo. Il modo più semplice per distinguere l’uno dall’altro è pensare al processo come al “cosa” di un progetto e alla SOP come al “come”. Il processo è il flusso sequenziale di attività che definisce, in termini generali, cosa deve essere completato, mentre le SOP forniscono una descrizione estremamente dettagliata di ogni singola attività, dall’inizio alla fine.

Per esempio, nel settore delle costruzioni, il processo in sette fasi per realizzare una fondazione è il seguente:

Scavo.
Plinti di fondazione (casseratura e getto del calcestruzzo).
Pareti (casseratura e getto del calcestruzzo).
Impermeabilizzazione.
Tubo di drenaggio / tubo drenante.
Reinterro.
Getto e finitura del pavimento in calcestruzzo.

A differenza dell’elenco precedente, una SOP descriverebbe ogni singolo passaggio in modo molto dettagliato. In questo esempio, sarebbe dedicata un’intera SOP allo scavo, un’altra ai plinti, un’altra alle pareti e così via. Ogni SOP descriverebbe nel dettaglio tutti gli elementi coinvolti, dalla preparazione allo smantellamento, indicando i materiali e le attrezzature da utilizzare, in quale ordine, da chi e con quali tempistiche, oltre a includere informazioni sui dispositivi di sicurezza, sulle precauzioni da adottare, sui protocolli di comunicazione, sulle scadenze e molto altro. Spesso le SOP includono checklist, illustrazioni, foto e persino video per rendere le istruzioni ancora più chiare.

In sintesi, la documentazione di processo offre agli stakeholder una panoramica di alto livello dell’attività da completare, mentre le SOP forniscono una spiegazione passo dopo passo di tutto ciò che deve accadere affinché ogni fase del processo venga completata come previsto, ottenendo ogni volta gli stessi risultati.

Un altro aspetto importante da tenere presente è che, sebbene molte SOP siano molto dettagliate, possono anche essere concise o semplici quanto necessario. La chiave è fornire la giusta quantità di informazioni di qualità per svolgere correttamente il lavoro.

Perché le SOP sono così importanti?

Favorire flussi di lavoro produttivi

Le SOP offrono alle aziende uno strumento con cui creare una struttura operativa chiara intorno ai propri processi, assicurandosi che tutte le persone coinvolte lavorino secondo gli stessi criteri e favorendo così un progresso efficace e collaborativo.

Questi documenti permettono ai titolari di definire una struttura documentale all’interno dell’azienda, così da garantire che i dipendenti seguano le migliori pratiche. Questo può contribuire a ridurre il rischio di infortuni o danni materiali e diminuire la probabilità che l’azienda venga citata in giudizio per una serie di motivi. Quando viene imposto ai dipendenti di seguire procedure ufficiali, l’azienda può operare in modo professionale e produttivo. L’alternativa lascia troppo spazio al caso.

Garantire risultati costanti

Un altro grande vantaggio delle SOP è che favoriscono risultati costanti in modo efficiente. Una volta definita una procedura per uno specifico processo, puoi ripeterla più volte, con la certezza che le risorse siano state predisposte correttamente e che venga prodotto ogni volta un risultato di qualità superiore.

Prendiamo l’esempio di un panificio industriale che produce torte per un grande marchio. È fondamentale che ogni torta abbia dimensioni, sapore, consistenza e aspetto uniformi. Per ottenere questo risultato, ingredienti, impastatrici e forni devono essere utilizzati esattamente nello stesso modo, lotto dopo lotto. L’unico modo per mantenere un livello di uniformità così elevato, oltre a usare dei robot, è adottare una procedura operativa standard obbligatoria.

La coerenza delle procedure può avere un impatto diretto anche sui ricavi. I clienti che ricevono regolarmente prodotti o servizi dello stesso elevato livello qualitativo diventano naturalmente più fedeli e tornano volentieri più volte.

Ridurre i rischi

Quando sorgono dubbi su come procedere nello svolgimento di un’attività, le SOP offrono una direzione chiara. Possono fungere da guida sul modo corretto di operare e indicare i potenziali rischi da evitare.

Immagina un nuovo dipendente di un’impresa di pulizie che deve affrontare una macchia ostinata. In assenza di una SOP, potrebbe decidere che mescolare aceto e candeggina sia una buona soluzione, senza sapere che la combinazione produce vapori tossici e potenzialmente nocivi. In questo caso, una SOP indicherebbe chiaramente quali sostanze chimiche utilizzare nelle diverse circostanze e quali non devono mai essere mescolate.

Le SOP aumentano la probabilità di ottenere risultati positivi.

Migliorare l’inserimento e la formazione

Prima o poi, ogni azienda di successo deve assumere nuove persone, formare i dipendenti esistenti affinché possano ricoprire ruoli diversi, adottare nuove tecnologie o introdurre nuove pratiche. In tutti questi casi è necessaria una formazione per portare le persone al livello richiesto.

Quando dedichi tempo a scomporre ciascun processo nei suoi elementi costitutivi e ad aggiungere le relative procedure operative standard, migliori notevolmente il processo di inserimento e trasferimento delle conoscenze. Le persone imparano più rapidamente e in modo più uniforme, mentre le migliori pratiche vengono applicate in tutta l’organizzazione. Inoltre, chi ha ancora domande o dubbi saprà esattamente dove trovare le risposte.

Migliorare i processi e ridurre le inefficienze

Quando definisci le tue SOP, individui inevitabilmente ogni tipo di problema e di opportunità nel modo in cui le attività vengono svolte attualmente. Troverai molte situazioni migliorabili e numerose efficienze da introdurre per ridurre gli sprechi. Come ulteriore vantaggio, probabilmente individuerai anche circostanze contingenti che richiederanno procedure aggiuntive, migliorando ulteriormente il flusso operativo dell’azienda.

Migliorare il flusso operativo

In assenza di SOP, aumenta la probabilità che si creino blocchi e colli di bottiglia operativi. Il rallentamento causato anche da una sola persona che lavora in modo inefficiente può compromettere l’efficienza dell’intera organizzazione. Per erogare un servizio efficace è indispensabile, come minimo, che tutti i dipendenti seguano le stesse indicazioni: è proprio qui che le SOP dimostrano tutto il loro valore. Procedure formalizzate, che garantiscono intrinsecamente la collaborazione di tutti, eliminano il rischio che le inefficienze di una singola persona si ripercuotano sull’intero gruppo.

Le SOP sono inoltre ottime per la gestione delle risorse, perché aiutano a garantire che la manutenzione venga eseguita secondo il programma e che gli incidenti più gravi siano ridotti al minimo e/o gestiti correttamente, limitandone l’impatto sulle attività.

Un buon esempio potrebbe essere un progetto di costruzione che utilizza una gru a torre il cui cavo di sollevamento ha iniziato a sfilacciarsi. È una situazione relativamente comune: le funi metalliche possono rompersi per molti motivi, ma il fattore di gran lunga più frequente è la mancanza di una manutenzione adeguata. Se inserite come parte obbligatoria del lavoro quotidiano, le SOP possono garantire che vengano effettuate ispezioni regolari e che la corretta manutenzione venga eseguita prima che si verifichino incidenti.

Ridurre il rischio di reazioni dettate dal panico

In caso di emergenza, le persone tendono a farsi prendere dal panico e a prendere decisioni sbagliate, trasformando facilmente una situazione gestibile in una situazione fuori controllo. Per esempio, una guardia di sicurezza in uno stabilimento chimico dovrebbe sapere esattamente cosa fare se sente odore di fumo. L’inazione o un intervento errato potrebbero avere conseguenze disastrose. Per ogni situazione potenziale dovrebbe essere predisposta una SOP che descriva con precisione quali passaggi seguire, chi contattare, quali dispositivi di sicurezza indossare e così via.

Quali sono i diversi tipi di SOP?

La maggior parte delle aziende utilizza uno dei tre modelli di base per creare le proprie SOP, ciascuno con vantaggi e svantaggi specifici. Il formato da scegliere dipende in larga misura dal motivo per cui si sta creando la SOP e dal livello di complessità coinvolto.

Checklist ordinata (semplice)

Quando ci si trova davanti a un processo chiaro e lineare, con pochi passaggi e/o che si è ragionevolmente certi possa funzionare correttamente ogni volta, il metodo della checklist può essere molto efficace. Per esempio:

Istruzioni per la configurazione dei macchinari
Sequenze di accesso agli account
Manutenzione dell’area di lavoro
Procedure di pattugliamento

Un grande vantaggio di questo approccio è che le checklist consentono di monitorare con precisione il completamento delle attività, un aspetto utile per valutare la produttività dei dipendenti. Inoltre, poiché ogni passaggio viene ordinato e completato con semplicità, rappresentano un’ottima soluzione per le istruzioni che richiedono di eseguire le attività una dopo l’altra. Ecco un esempio di checklist semplice per una guardia di sicurezza, che serve a verificare che una struttura sia stata chiusa correttamente.

Security Lockup - Simple Checklist.png

Un formato correlato, più adatto alle attività dettagliate, è la checklist gerarchica (dettagliata), che ha lo stesso aspetto ma illustra le attività principali oltre alle relative sottoattività.

Gerarchica (dettagliata)

Quando è necessario creare un elenco con istruzioni aggiuntive e dettagliate per le singole attività, il formato gerarchico è la scelta giusta. Mentre una checklist sequenziale standard presenta A, poi B, poi C in una sequenza facile da seguire, il formato gerarchico può presentare A, poi A1, poi A2, quindi B e così via. Offre maggiori dettagli quando una singola istruzione non è sufficiente.

Osserva questo esempio: quattro attività di base sono state suddivise nelle rispettive sottoattività.

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Se il processo sta diventando confuso, potrebbe essere una buona idea rappresentarlo con un diagramma di flusso.

Diagramma di flusso

Quando si ha a che fare con un processo complesso e caratterizzato da diversi possibili risultati, ogni risultato può modificare radicalmente le azioni successive del team. Il formato migliore per presentare questo tipo di processo è il diagramma di flusso, che rappresenta ogni passaggio attraverso un percorso visivo facile da comprendere. I diagrammi di flusso possono trasformare percorsi decisionali ampi e complessi in opzioni semplici e logiche.

I diagrammi di flusso utilizzano forme e frecce disposte su un foglio per descrivere azioni e risultati. Sebbene siano molto più difficili da realizzare rispetto alle checklist, una volta completati risultano molto più semplici e rapidi da comprendere. Uno dei principali vantaggi dei diagrammi di flusso è che rendono facile individuare i punti in cui potrebbero sorgere complicazioni e consentono di testare rapidamente nuovi flussi.

Oltre a rappresentare i flussi di processo, i diagrammi di flusso vengono comunemente utilizzati per mostrare la gerarchia organizzativa, indicando chi riporta a chi. Ecco un esempio di diagramma di flusso semplice. Naturalmente, spesso questi diagrammi diventano molto più dettagliati e complessi.

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Quali sono le difficoltà nella creazione delle SOP?

Non c’è dubbio che le SOP offrano numerosi vantaggi a qualsiasi azienda, ma allo stesso tempo comportano una serie di possibili difficoltà.

Sviluppare le SOP in un silo

Immagina di chiedere al direttore marketing di un grande marchio di bevande di scrivere una SOP sul funzionamento dei macchinari per l’etichettatura della linea di imbottigliamento. Potrebbe essere il responsabile del concept del marchio, ma non saprebbe come gestire le specifiche tecniche dei macchinari, perché non rientrano nelle sue responsabilità: queste informazioni sarebbero di competenza di un altro reparto. Lo stesso vale per i processi che esistono all’interno dello stesso reparto ma a diversi livelli di responsabilità, per esempio tra un team leader e un vicepresidente esecutivo della stessa business unit. Il team leader può descrivere gli aspetti più concreti e operativi, mentre il dirigente è più adatto a occuparsi di strategia e visione.

Nessun singolo gruppo di persone possiede tutte le risposte. Il modo migliore per assicurarsi che le SOP corrispondano esattamente ai processi e alle procedure effettivi consiste nel coinvolgere persone di tutti i team e di tutti i livelli nello sviluppo delle SOP.

Non ascoltare l’intero team

Quando abbiamo definito le nostre prime SOP, anni fa, avevamo descritto con sicurezza i nostri processi su una parete della sala riunioni. Siamo rimasti mortificati quando un membro del team è entrato e ha detto: “Oh no, no: non lo facciamo più in questo modo!”. Inutile dire che quello è stato il giorno in cui abbiamo iniziato a coinvolgere tutti nello sviluppo e nel miglioramento dei processi.

Potresti pensare di sapere meglio di chiunque altro come i tuoi dipendenti svolgono il proprio lavoro, ma la realtà è che, quando incontrano difficoltà nel flusso di lavoro quotidiano, spesso adottano soluzioni alternative che, pur essendo funzionali, possono discostarsi notevolmente dalle regole aziendali e, in alcuni casi, avere conseguenze negative e impreviste. Inoltre, poiché queste soluzioni alternative raramente vengono comunicate al team che si occupa del miglioramento dei processi, le prestazioni dei KPI vengono valutate e le decisioni potenzialmente prese sulla base di dati incompleti o errati.

Ecco perché è così importante coinvolgere ogni livello dell’azienda nel processo di sviluppo delle SOP. Organizza focus group a livello di reparto; accompagna i partecipanti lungo il flusso di processo dall’inizio alla fine e chiedi il loro feedback sulle singole attività. Valuta la loro conoscenza dell’azienda: potresti scoprire l’esistenza di esigenze formative da affrontare insieme all’introduzione delle SOP. Cerca di capire come gestiscono le difficoltà e cosa fanno quando si trovano davanti a una situazione che contraddice il processo attuale. Questo ti aiuterà a predisporre sistemi per raccogliere i problemi relativi alle future SOP e ad assicurarti che le persone non aggirino le procedure con soluzioni personali, ma forniscano invece feedback ai propri responsabili, che potranno utilizzarlo per migliorare le SOP. In genere è una buona idea coinvolgere i dipendenti in prima linea in tutte le iniziative di miglioramento dei processi. Vuoi che si sentano sicuri nell’utilizzare e seguire le procedure e che sappiano di poter contare sul supporto dell’azienda.

Non mantenere aggiornate le SOP

Molte aziende dedicano una quantità significativa di tempo alla creazione delle SOP, per poi riporle in un cassetto e dimenticarsene. Il problema è che nulla rimane invariato: vengono continuamente introdotte nuove tecnologie, nuovi materiali e nuovi modi di lavorare. L’ultima cosa che vuoi è che i dipendenti applichino processi errati o processi corretti nel modo sbagliato, generando inefficienze o conseguenze ancora peggiori.

Se hai intenzione di investire tempo — e quindi denaro — nella creazione di SOP accurate, non è così difficile stabilire anche un calendario di manutenzione, per assicurarti che i documenti contengano sempre le revisioni più recenti.

Materiali, attrezzature e/o formazione insufficienti

È fondamentale che i membri del team dispongano della formazione e delle risorse necessarie per applicare le procedure così come sono descritte nelle SOP e che siano informati di eventuali modifiche procedurali che riguardano il loro lavoro.

Immagina la SOP per un addetto alle pulizie incaricato di rimuovere la cera dal pavimento di una palestra. Potrebbe essere strutturata in questo modo:

Rimuovere gli ostacoli dal pavimento da trattare.
Versare un litro di detergente decerante Ready Rinse in un secchio d’acqua.
Utilizzare un mop per distribuire il decerante sul pavimento.
Lasciare asciugare il prodotto e utilizzare una lavasuperfici manuale per rimuovere il materiale in eccesso.
Versare un litro di neutralizzante Ready Neutralizer in un secchio d’acqua e utilizzare nuovamente un mop per distribuirlo sul pavimento.
Utilizzare un aspiraliquidi per rimuovere il liquido.

Se la direzione decidesse di acquistare una lavasuperfici elettrica per velocizzare il processo di deceratura, diversi passaggi cambierebbero. Dal punto di vista del personale, la formazione dovrebbe spiegare il funzionamento della nuova attrezzatura; inoltre, sarebbe necessario predisporre l’alimentazione elettrica. Ma soprattutto, le operazioni di lavaggio, neutralizzazione e aspirazione verrebbero completate contemporaneamente, eliminando sia i costi di tempo sia quelli legati alle risorse. In assenza di SOP aggiornate, il personale addetto alle pulizie potrebbe non rendersi conto che neutralizzazione e aspirazione non sono più necessarie. Mantenendo aggiornate le SOP e assicurandoti che il personale legga e confermi le modifiche, puoi avere la certezza che la tua azienda funzioni senza intoppi.

Scarsa visibilità e accessibilità delle SOP

Puoi considerare le SOP come documenti dinamici, la cui efficacia dipende dalle persone che li utilizzano. La documentazione procedurale è più efficace quando il team può accedervi facilmente. Tutti i dipendenti devono poter consultare liberamente le SOP relative al proprio ruolo e deve esistere un meccanismo che garantisca un utilizzo regolare della documentazione e consenta di porre domande e lasciare commenti, ricevendo poi una risposta.

Le SOP dovrebbero essere conservate in un database centralizzato, così che tutti i membri dell’azienda consultino esattamente le stesse informazioni aggiornate. L’ultima cosa che vuoi è che circolino in azienda più copie dello stesso file SOP, con revisioni e aggiornamenti diversi: la situazione diventerebbe rapidamente ingestibile.

Qual è il modo migliore per scrivere una SOP?

Non esiste uno standard ufficiale per le SOP e persone diverse possono avere preferenze diverse in termini di stile e contenuti. Di seguito sono riportati i passaggi che abbiamo seguito per creare le nostre SOP.

Definisci obiettivi e visione

Il primo passo, prima di qualsiasi altra cosa, consiste nel definire il motivo per cui vuoi creare delle SOP. Prenota una sala riunioni, riunisci il team dirigenziale e riflettete su come, concretamente, le SOP potrebbero migliorare la tua azienda. Fai un elenco dei principali problemi che stai affrontando e che pensi possano essere risolti con le SOP. Ti aiuteranno a migliorare la produttività? A migliorare l’esperienza del cliente e metriche correlate come soddisfazione e fidelizzazione? A eliminare gli sprechi? Le SOP contribuiranno a migliorare i risultati economici?

Dopo aver individuato le principali difficoltà, devi definire gli obiettivi di ciascuna SOP. Questo ti aiuterà, durante la stesura del documento, a rimanere nell’ambito stabilito e ad assicurarti che le procedure introdotte producano risultati positivi sia nell’immediato sia nel lungo periodo.

Questo è anche il momento giusto per valutare se hai davvero bisogno di una SOP per determinati processi. Per esempio, quando un dipendente inizia il proprio turno potrebbe essere tenuto a timbrare l’ingresso, ma questo processo richiede davvero una SOP? Esistono molti compiti simili che le persone svolgono continuamente e che sono chiari o intuitivi, e che non migliorerebbero grazie a una serie di SOP. D’altra parte, qualsiasi attività potenzialmente confusa o che richieda una sequenza passo dopo passo — come la miscelazione di sostanze chimiche — avrà bisogno di una guida per garantire che venga svolta correttamente, ogni volta.

Definisci gli utenti del processo e gli stakeholder

Successivamente, identifica gli utenti finali di ciascuna SOP, così da poter adattare lo stile e il linguaggio al loro profilo specifico. Per esempio, il lessico che useresti con un dirigente senior potrebbe essere diverso da quello adatto a una segretaria. Inoltre, il gergo utilizzato nei ruoli operativi potrebbe non essere conosciuto dalle posizioni più senior. Assicurati di scrivere le SOP nel modo più semplice possibile, per evitare qualsiasi ambiguità rispetto alle tue intenzioni.

Quando possibile, utilizza immagini per attirare l’attenzione degli utenti e facilitare la comprensione immediata.

È inoltre una buona idea coinvolgere nello sviluppo della SOP tutte le persone che potrebbero esserne interessate: non solo gli utenti finali, che possono valutare la validità dei singoli processi, ma anche i responsabili di livello intermedio, incaricati di definire le migliori pratiche e creare i piani operativi, fino ai dirigenti, che si occupano principalmente di strategia e obiettivi a lungo termine.

Un altro elemento importante consiste nel definire chi si occuperà concretamente di scrivere la documentazione della SOP. Questa persona deve conoscere bene l’argomento e avere la capacità di scrivere in modo semplice e logico.

Scegli un formato facile da comprendere

Uno degli elementi più importanti delle SOP è il formato scelto per scriverle. Poiché l’obiettivo di una SOP è diffondere il modo corretto di svolgere un’attività, è fondamentale che ogni elemento sia semplice da comprendere e facile da seguire. Dovresti poter prendere una SOP e capire immediatamente cosa devi fare. SOP confuse o disorganizzate risultano controproducenti.

In precedenza abbiamo esaminato nel dettaglio i diversi tipi di formato. In sintesi, i tre più utilizzati sono:

Checklist semplice: per istruzioni estremamente semplici
Checklist gerarchica (dettagliata): per elenchi con più livelli
Diagramma di flusso: per elenchi complessi con decisioni multiple

Naturalmente, dovresti scegliere il formato che descrive la procedura nel modo più semplice possibile. Non ha mai senso complicare inutilmente le cose.

Definisci l’ambito

Potresti creare una SOP che descrive come i dipendenti devono impostare le password di accesso: in questo caso sarebbe sufficiente una checklist semplice. Tuttavia, potresti anche sviluppare una SOP che descrive un intero sistema di approvvigionamento, mentre attraversa diversi reparti e sedi aziendali. In una situazione del genere sarebbe necessario collaborare con più persone appartenenti ad aree diverse dell’azienda, trasformando il progetto in un’attività potenzialmente lunga e complessa.

Procedure diverse avranno livelli di complessità diversi. Alcune potranno fare riferimento ad altri documenti SOP, mentre altre potrebbero includere riferimenti a numerosi sistemi interconnessi. Dedicando tempo fin dall’inizio a definire l’ambito, renderai il documento più pertinente, organizzato ed efficace e risparmierai una grande quantità di rilavorazioni in futuro.

Come ultimo passaggio, dovrai ottenere l’approvazione degli stakeholder. Puoi contribuire a garantire il coinvolgimento dei team chiedendo loro di dare il proprio “via libera” alla bozza del documento prima che venga stampata.

Distribuzione e follow-up

Ora che hai creato la tua SOP, è il momento di distribuirla al team e assicurarti che venga utilizzata come previsto. Per prima cosa, dovrai verificare che tutte le persone interessate abbiano ricevuto il nuovo documento e lo abbiano letto. Un buon modo per farlo è chiedere a ciascuno di firmare per presa visione.

Successivamente, dovrai trovare un modo per valutare la comprensione delle nuove procedure: una cosa è farle leggere, un’altra è assicurarsi che siano state comprese. Qualsiasi elemento del processo che inizialmente non sia assolutamente chiaro — o che non abbia senso — avrà poche probabilità di essere adottato. Dovrai inoltre individuare eventuali lacune nelle conoscenze e, se necessario, organizzare una formazione.

Ricorda che ogni volta che modifichi il modo in cui svolgi un’attività dovrai aggiornare le SOP. Potrebbe trattarsi di nuove attrezzature, nuovi software, nuove politiche o prodotti, nuovi materiali o sedi e così via. Potresti persino decidere di assegnare a una persona il compito di assicurarsi che le SOP siano accurate, aggiornate e utilizzate efficacemente dal team. Nelle aziende più grandi, questo potrebbe diventare un ruolo dedicato.

Infine, puoi decidere di scrivere personalmente le tue SOP oppure affidare il lavoro a società esterne specializzate. Qualunque sia la tua scelta, dovrai comunque implementare un processo che garantisca che le nuove SOP vengano adottate, utilizzate e aggiornate regolarmente. In fondo, forse dovresti scrivere una SOP anche per le tue SOP!

Considerazioni finali

In conclusione, le procedure operative standard possono fare la differenza tra un’azienda produttiva, organizzata e orientata al futuro e un’azienda che ristagna. Le SOP aiutano a garantire che l’intero team sia allineato, concentrato e impegnato a lavorare insieme verso obiettivi comuni.

Possono essere utilizzate per migliorare l’inserimento dei nuovi dipendenti, aumentare la sicurezza, individuare opportunità di miglioramento, ridurre gli sprechi e condividere le migliori pratiche. Qualunque cosa accada in azienda e indipendentemente da chi sia assente, se disponi di SOP adeguate puoi avere la certezza che anche le attività più difficili vengano gestite in modo efficace e coerente.