Cosa dovrebbero verificare i contraenti federali prima del 26 ottobre 2026

Gli appaltatori e i subappaltatori federali devono prepararsi a un cambiamento normativo previsto per questo autunno. Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti ha pubblicato una norma finale che abroga i regolamenti di attuazione dell’Executive Order 11246. La norma entrerà in vigore il 26 ottobre 2026.

Il cambiamento riguarda in particolare le aziende che lavorano nell’ambito di contratti federali, inclusi alcuni appaltatori e subappaltatori del settore edile. Ciò non significa che ogni parte delle procedure di conformità esistenti debba essere eliminata immediatamente. Significa però che l’azienda dovrebbe rivedere i documenti, le policy e i flussi di lavoro collegati a tali regolamenti prima della data di entrata in vigore.

La norma finale pubblicata dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti è il punto di partenza per questa revisione. La vostra azienda potrebbe inoltre aver bisogno di una consulenza basata sui contratti specifici e sulla propria struttura societaria.

Iniziate dai documenti dei contratti federali

Il primo passo consiste nell’individuare i contratti e i subcontratti potenzialmente interessati. Non basatevi soltanto sull’ipotesi generale che il cambiamento si applichi alla vostra azienda. Create un elenco dei contratti federali in corso, dei subcontratti attivi, dei rinnovi e delle offerte che potrebbero trasformarsi in contratti dopo la data di entrata in vigore.

Per ogni accordo, cercate le clausole e i riferimenti collegati all’Executive Order 11246 e ai relativi regolamenti di attuazione. Esaminate sia il contratto principale sia gli accordi con i subappaltatori, le modifiche contrattuali, gli ordini di acquisto e i moduli standard utilizzati dal vostro team quando il lavoro viene affidato a un’altra azienda.

Questa è una buona occasione per migliorare la gestione dei documenti. Se il vostro team conserva diverse versioni della stessa clausola contrattuale in cartelle differenti, create un unico elenco di controllo e indicate quale versione viene utilizzata per ogni progetto. Un sistema chiaro può ridurre il rischio di inviare un modulo obsoleto a un cliente, a un subappaltatore o a un project manager.

Se la vostra azienda lavora regolarmente con subappaltatori, la revisione dei contratti dovrebbe includere anche il processo utilizzato per comunicare loro i requisiti applicabili. La nostra guida Come creare e interpretare gli accordi con i subappaltatori può aiutarvi a organizzare questa revisione, anche se, per questo specifico cambiamento, la norma finale resta la fonte di riferimento principale.

Esaminate con attenzione le policy sulle pari opportunità

La norma riguarda i regolamenti di attuazione dell’Executive Order 11246. Gli appaltatori dovrebbero quindi esaminare le policy create o mantenute in conseguenza di tali requisiti. Tra queste possono rientrare le dichiarazioni sulle pari opportunità di lavoro, le procedure interne, le comunicazioni ai dipendenti, i materiali per l’inserimento dei nuovi assunti e il linguaggio incluso nei manuali o nei documenti dell’appaltatore.

La domanda pratica non è semplicemente se una policy citi l’ordine esecutivo. Chiedetevi piuttosto come viene utilizzata nelle attività quotidiane:

• È inclusa nelle lettere di offerta, nei manuali aziendali o nelle comunicazioni sul luogo di lavoro?
• Il team responsabile delle assunzioni segue una procedura standard collegata alla policy?
• I manager ricevono una formazione per seguire una procedura specifica?
• I moduli per i subappaltatori ripetono lo stesso linguaggio?
• Esistono approvazioni interne o indagini che dipendono dalla policy esistente?

Tenete traccia di ciò che individuate. Distinguete le policy richieste da uno specifico contratto o regolamento dagli impegni più ampi che l’azienda potrebbe scegliere di mantenere. L’abrogazione di un regolamento di attuazione non stabilisce automaticamente se un’azienda debba modificare tutte le proprie prassi interne in materia di pari opportunità di lavoro. Evitate di rimuovere una policy solo perché sta cambiando un riferimento normativo.

Contrassegnate invece ogni documento che richiede una revisione legale o di conformità e individuate un responsabile per il suo aggiornamento. Può trattarsi di un responsabile delle risorse umane, di un responsabile operativo, di un consulente esterno o di un’altra persona autorizzata ad approvare modifiche alle policy.

Verificate i flussi di lavoro per la conservazione dei dati e la reportistica

Molte aziende considerano la conservazione dei dati e la reportistica attività amministrative, ma spesso questi flussi di lavoro sono strutturati sulla base di specifici requisiti normativi. Un cambiamento nei regolamenti può incidere sui dati raccolti dal team, sul luogo in cui vengono archiviati e sulle modalità di preparazione delle comunicazioni o delle risposte relative al lavoro svolto nell’ambito di contratti federali.

Esaminate i dati che la vostra azienda conserva su dipendenti, candidati, qualifiche professionali, retribuzioni, ore lavorate, decisioni di assunzione e provvedimenti sul luogo di lavoro. L’obiettivo non è presumere che ogni dato possa essere eliminato o che ogni procedura di reporting debba essere interrotta. L’approccio più prudente consiste nell’individuare quali dati e report sono collegati ai regolamenti abrogati, quindi verificare cosa debba continuare a essere prodotto in base ai termini dei contratti e agli altri obblighi applicabili.

Esaminate anche il modo in cui le informazioni circolano all’interno dell’azienda. Ad esempio, determinate:

• Chi raccoglie le informazioni sui dipendenti e sui candidati?
• Chi ne verifica l’accuratezza?
• Dove vengono archiviati i dati relativi a ore lavorate, paghe e personale?
• Chi prepara i report per un cliente federale o per il team responsabile del contratto?
• Come vengono documentate le correzioni e le approvazioni?
• Quali report vengono generati automaticamente dal software paghe o dai sistemi di gestione della forza lavoro?

Se la vostra azienda utilizza un sistema di rilevazione delle ore, assicuratevi che i relativi dati possano ancora essere spiegati con chiarezza. Uno storico affidabile delle ore lavorate e delle assegnazioni ai progetti può supportare la gestione delle paghe e la documentazione dei progetti, ma non deve essere considerato un sostituto della comprensione dei requisiti specifici associati a un contratto. Per migliorare i processi legati alle paghe, consultate 5 consigli per eliminare gli errori nelle paghe.

Preparate un piano di revisione prima della data di entrata in vigore

Il 26 ottobre 2026 dovrebbe essere considerato un termine per completare la revisione, non il giorno in cui il vostro team inizierà a cercare i documenti pertinenti. Iniziate assegnando a una persona il coordinamento del progetto e create un breve inventario dei contratti, delle policy, dei moduli, dei dati e dei report interessati.

Utilizzate quindi un semplice sistema di stato: da esaminare, in revisione, approvato o sostituito. Salvate le versioni definitive in una posizione accessibile a manager e amministratori e rimuovete i modelli obsoleti dalle cartelle in cui il personale cerca normalmente i moduli. Se un vecchio documento deve essere conservato per motivi storici, etichettatelo chiaramente per evitare che venga riutilizzato per errore.

Documentate le decisioni prese dall’azienda. Se decidete di mantenere una policy, indicate il motivo. Se modificate una clausola o un flusso di lavoro per la reportistica, annotate la data di approvazione e la persona che ha approvato la modifica. In questo modo creerete uno storico interno utile e fornirete ai manager istruzioni chiare quando sorgeranno dubbi.

Infine, comunicate i cambiamenti alle persone che si occupano di contratti, assunzioni, paghe, gestione dei dati e amministrazione dei subappaltatori. La norma finale offre un motivo per esaminare questi processi nel loro insieme, invece di trattare ogni documento come un’attività isolata. Una revisione mirata svolta ora può aiutare la vostra azienda a evitare confusione quando l’abrogazione entrerà in vigore.