Redigere e interpretare i contratti di subappalto
Ai ‘bei vecchi tempi’ bastava una stretta di mano e si poteva ragionevolmente confidare che il lavoro sarebbe stato eseguito a regola d’arte. Se si presentavano degli imprevisti, si sapeva che sarebbero stati risolti amichevolmente. In alcune comunità molto unite, gli appaltatori lavorano ancora sulla base di una stretta di mano, ma questa pratica sta rapidamente scomparendo.
Il problema di questo tipo di accordo è che, quando qualcosa va storto, non c’è alcun documento di riferimento a cui fare ricorso. Un tipico progetto di costruzione coinvolge numerosi elementi interconnessi, con molti fornitori e subappaltatori diversi. Per ridurre il rischio di errori, tutti devono essere perfettamente allineati fin dall’inizio, e il modo più semplice per riuscirci è stipulare un accordo con il subappaltatore.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio gli accordi con i subappaltatori. Vedremo cosa sono e perché è necessario stipularne uno; parleremo poi degli elementi che un buon accordo dovrebbe contenere e forniremo esempi utili per guidarti nella redazione del tuo documento di accordo con il subappaltatore. Quando pertinente, includeremo anche ulteriori aspetti da tenere in considerazione.
IMPORTANTE AVVERTENZA LEGALE:
Leggendo questo articolo del blog, accetti che questa risorsa e qualsiasi testo in essa contenuto ti vengano forniti gratuitamente, in qualità di lettore, esclusivamente a scopo educativo: per fungere da esempio nella redazione e nella comprensione degli accordi con i subappaltatori. Il contenuto è stato ricercato con cura e redatto nel miglior modo possibile. Desideriamo sottolineare che non siamo professionisti del settore legale e che questa risorsa non è destinata a essere utilizzata, direttamente o indirettamente, come modello legale vincolante per la tua attività. Pertanto, noi, in qualità di editori, non saremo ritenuti responsabili di eventuali responsabilità derivanti dall’uso o dall’uso improprio della presente risorsa.
Scusate, ma ci è sembrato necessario aggiungere questa parte ^. Siamo sicuri che possiate capirne il motivo! Dopo tutto il tempo dedicato alla ricerca e alla redazione di clausole d’esempio, ci siamo improvvisamente preoccupati di pubblicare qualcosa che avrebbe potuto essere erroneamente considerato un documento legale, quindi abbiamo preferito essere prudenti. Se non altro, questo sottolinea ulteriormente quanto siano necessari accordi formali al giorno d’oggi! Bene, continuiamo.
Che cos’è esattamente un accordo con un subappaltatore?
Quando un appaltatore generale acquisisce un nuovo progetto, una delle prime cose che fa è incontrare il committente per definire e firmare quello che viene chiamato Contratto principale. Si tratta del documento di riferimento che elenca le responsabilità di ciascuna parte e le specifiche complete del progetto da realizzare. Conferisce all’appaltatore generale il pieno controllo e la responsabilità dell’intero progetto.
Una volta firmato il contratto principale, l’appaltatore generale distribuisce le attività del progetto all’interno del proprio team e a risorse esterne chiamate subappaltatori. Può affidare loro i lavori di fondazione, idraulici, elettrici o persino di decorazione. In alcuni casi, i subappaltatori possono a loro volta incaricare altri subappaltatori.
Per mantenere tutto in ordine e garantire che tutti siano perfettamente allineati, l’appaltatore generale fornisce ai subappaltatori una versione mirata del contratto principale, che specifica le loro responsabilità in relazione al progetto, comprese le specifiche delle attività, le tempistiche, i dettagli dei pagamenti e le responsabilità. Anche i subappaltatori che ne incaricano altri devono firmare un accordo analogo.
In breve: un accordo con un subappaltatore è un contratto legale che definisce tutti i dettagli relativi al ruolo del subappaltatore in un progetto di costruzione.
Quali elementi dovrebbe contenere un accordo con un subappaltatore?
Più dettagli aggiungi all’accordo, più ridurrai i rischi. Nulla dovrebbe essere ambiguo: l’obiettivo è garantire che entrambe le parti siano allineate al 100% su ciò che ci si aspetta da loro dall’inizio alla fine del progetto. Come minimo, l’accordo dovrebbe includere ciascuno dei seguenti elementi:
Parti coinvolte
Per cominciare, l’accordo dovrebbe identificare tutte le parti interessate (il cliente, l’appaltatore generale e il subappaltatore). Includi nomi e cognomi, denominazioni delle società e indirizzi fisici.
I. Le parti. Il presente Accordo con il subappaltatore (“Accordo”), stipulato il 13 aprile 2021 tra un’entità commerciale denominata Jackson Construction, con indirizzo postale 803-432 MAIN ST E, HAMILTON, Arizona, 991002 (“Appaltatore”), e un’entità commerciale denominata Joe's Painting, con indirizzo postale 123 Anywhere Street, Montgomery, Alabama, 050021 (“Subappaltatore”), viene accettato da entrambe le parti come segue:
Aspetti da considerare: È una buona idea elencare tutti i dati di contatto in un’appendice, nel caso in cui qualcosa vada storto e il subappaltatore debba contattarti, o viceversa. È inoltre opportuno chiarire come dovranno avvenire le comunicazioni: se e quando verranno programmati incontri di aggiornamento, revisioni periodiche e così via.
Ambito dei lavori
L’ambito dei lavori potrebbe essere l’elemento più importante di qualsiasi accordo con un subappaltatore. Comunica le aspettative dell’appaltatore nei confronti del subappaltatore (ovvero i servizi da fornire), definendo esattamente cosa deve essere fatto, quali tecniche devono essere utilizzate e, se necessario, quali criteri di valutazione verranno adottati per verificare il lavoro completato.
L’ambito dei lavori elenca inoltre la manodopera, i materiali o le attrezzature che il subappaltatore è responsabile di fornire, insieme ai costi di trasporto, e specifica il luogo in cui verranno eseguiti i lavori. È fondamentale assicurarsi che ogni elemento che desideri venga completato sia incluso nell’ambito dei lavori. Qualsiasi elemento omesso richiederà un ordine di modifica, che quasi certamente aumenterà i costi e i tempi del progetto.
II. Servizi forniti. Il Subappaltatore accetta di fornire tutta la manodopera, i materiali, le attrezzature e qualsiasi altra struttura necessaria per completare quanto segue: il Subappaltatore è tenuto a dipingere l’esterno in legno dell’abitazione. Di seguito denominati i “Servizi”.
III. Responsabilità. I costi e le responsabilità relativi ai Servizi saranno così ripartiti:
• Manodopera, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, dipendenti, subappaltatori e qualsiasi altra persona o agente, a carico del Subappaltatore;
• Materiali, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, tutte le forniture e i prodotti, a carico del Subappaltatore;
• Attrezzature, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, macchinari, accessori o dispositivi necessari per completare i Servizi, a carico del Subappaltatore;
• Trasferta, inclusa, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la garanzia che tutta la manodopera, i materiali e/o le attrezzature siano forniti presso il Luogo indicato nella Sezione IV, a carico del Subappaltatore; e
Il Subappaltatore non sarà responsabile di altri costi connessi ai Servizi (“Responsabilità”).
IV. Luogo. Il luogo principale in cui il Subappaltatore eseguirà i Servizi sarà 2104 Prince Charles Road, Montgomery, Alabama, 36013, o qualsiasi altro luogo concordato tra l’Appaltatore e il Subappaltatore (“Luogo”).
Aspetti da considerare: Spesso gli appaltatori includono la catena di approvvigionamento nell’ambito dei lavori, trasferendo sui subappaltatori il rischio legato alla disponibilità delle forniture; tuttavia, ciò non è del tutto equo: tali rischi operativi non dovrebbero gravare esclusivamente sui subappaltatori.
Tempistiche del progetto
Le tempistiche sono un elemento fondamentale di qualsiasi progetto, soprattutto nel settore delle costruzioni. I ritardi possono causare ogni sorta di problema e compromettere il completamento del progetto entro il budget previsto. L’accordo con il subappaltatore dovrebbe contenere un cronoprogramma che indichi quando inizieranno i lavori e quando dovranno essere completati, insieme a eventuali traguardi o consegne intermedie. È inoltre una buona idea definire le modalità di comunicazione nel caso in cui il subappaltatore preveda dei ritardi e chiarire le relative conseguenze.
V. Data di inizio. Il Subappaltatore sarà autorizzato a iniziare i Servizi l’11 agosto 2021 (“Data di inizio”).
VI. Completamento. Salvo quanto diversamente stabilito nel presente Accordo, il Subappaltatore sarà tenuto a completare i Servizi in conformità agli Standard di settore.
Il completamento, come determinato ai sensi della presente Sezione, potrà essere modificato qualora i Servizi non possano iniziare o terminare a causa di circostanze al di fuori del controllo dell’Appaltatore, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la mancata preparazione del Luogo, l’indisponibilità dei materiali da costruzione o qualsiasi altra questione ritenuta al di fuori del controllo delle parti del presente Accordo.
VII. Ritardi. Qualora il Subappaltatore causi un ritardo all’Appaltatore o a qualsiasi altro appaltatore, subappaltatore, fornitore e/o fornitore di materiali coinvolto nell’intero progetto, il Subappaltatore dovrà manlevare e tenere indenne l’Appaltatore da qualsiasi danno, reclamo, richiesta, privilegio, avviso di sospensione dei lavori, azione legale, spese legali e altri costi o responsabilità imposti all’Appaltatore in relazione a tale ritardo causato dal Subappaltatore. Tra gli altri rimedi applicabili in caso di ritardo del Subappaltatore, l’Appaltatore potrà, a propria discrezione, integrare i lavori del Subappaltatore e detrarre i relativi costi.
Il rispetto delle tempistiche è essenziale ai fini del presente Accordo. Il Subappaltatore dovrà fornire all’Appaltatore le informazioni relative alla programmazione in una forma accettabile per l’Appaltatore e dovrà conformarsi ai programmi di avanzamento dell’Appaltatore, comprese eventuali modifiche apportate dall’Appaltatore alla programmazione dei Servizi. Il Subappaltatore dovrà coordinare i propri Servizi con quelli di tutti gli altri appaltatori, subappaltatori, fornitori e/o fornitori di materiali, in modo da non ritardarne né comprometterne l’esecuzione.
Condizioni di pagamento
L’accordo con il subappaltatore dovrebbe definire esplicitamente quando il subappaltatore riceverà il pagamento e per quali prestazioni. Nel caso in cui siano previsti più pagamenti, l’accordo dovrebbe includere un calendario o una tabella dei pagamenti; anche l’eventuale pagamento iniziale già versato dovrebbe essere indicato. Infine, questa sezione dovrebbe includere tutti i requisiti relativi alla compilazione di moduli e/o alla presentazione di richieste.
Clausole di pagamento condizionato
È sempre più comune che gli accordi nel settore delle costruzioni contengano clausole di pagamento condizionato, che trasferiscono il rischio finanziario dagli appaltatori generali. Le clausole “pay when paid” e “pay if paid” subordinano entrambe il pagamento al fatto che il committente abbia effettuato il proprio pagamento. Nel primo caso, si tratta semplicemente di una questione di tempistiche: l’appaltatore generale pagherà prima o poi il subappaltatore, dopo essere stato a sua volta pagato dal committente. La seconda, “pay if paid”, è molto più drastica, perché elimina del tutto l’obbligo dell’appaltatore generale di pagare il subappaltatore, a meno che non venga pagato dal committente.
VIII. Pagamento. Il Subappaltatore riceverà per i propri Servizi e Responsabilità l’importo di 1.860,00 $ (“Pagamento”).
IX. Modalità di pagamento. Una volta completati i Servizi con soddisfazione dell’Appaltatore, l’intero importo del pagamento sarà immediatamente esigibile.
Aspetti da considerare: Aggiungendo una clausola di pagamento condizionato, trasferisci di fatto tutto il rischio di mancato pagamento sulle spalle dei tuoi subappaltatori.
Responsabilità e assicurazione
Purtroppo, le cose non vanno sempre secondo i piani e, talvolta, la negligenza può causare danni, mancata esecuzione delle prestazioni e perdita di profitti. Per limitare la responsabilità, l’accordo dovrebbe includere clausole di manleva che contribuiscano a ridurre i rischi, imponendo al subappaltatore di assumersi la responsabilità degli oneri finanziari.
È tuttavia importante che i rischi siano distribuiti correttamente. Non sarebbe equo attribuire al subappaltatore incaricato delle opere in cartongesso il rischio di errori nella progettazione strutturale, poiché non rientra nel suo ambito di competenza. Sarebbe invece opportuno attribuirgli il rischio di errori umani e/o lesioni, poiché rientra nelle sue responsabilità assicurarsi che il proprio team e/o i propri sub-subappaltatori siano adeguatamente formati e operino in un ambiente sicuro.
Un aspetto da tenere presente è se il soggetto che presta la manleva (in questo caso il subappaltatore) disponga di risorse finanziarie sufficienti per adempiere ai propri obblighi di manleva. Per questo motivo, l’accordo con il subappaltatore dovrebbe richiedere che quest’ultimo disponga di una copertura assicurativa adeguata. Come minimo, un subappaltatore dovrebbe avere un’assicurazione di responsabilità civile generale per attività commerciali, oltre a un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro; inoltre, dovrebbe essere prevista una clausola che ne impedisca la cancellazione senza preavviso scritto.
X. Assicurazione. Prima dell’inizio dei Servizi, l’Appaltatore richiederà al Subappaltatore, così come a ciascuno dei suoi subappaltatori, di essere titolare delle assicurazioni indicate nella presente Sezione, secondo i seguenti termini e condizioni:
• Assicurazione di responsabilità civile generale. Il Subappaltatore dovrà stipulare un’assicurazione primaria di responsabilità civile generale per i seguenti importi minimi:
800.000,00 $ quale massimale unico combinato: danni alla persona + danni materiali;
500.000,00 $ per responsabilità civile personale;
• Mantenimento/cancellazione dell’assicurazione. Non sarà possibile cancellare o ridurre la copertura di alcuna assicurazione richiesta senza un preavviso scritto di trenta (30) giorni all’Appaltatore. Tale comunicazione potrà essere inviata dalla compagnia assicurativa del Subappaltatore, dal suo broker assicurativo o dal Subappaltatore stesso.
XI. Manleva. Nella misura massima consentita dalla legge, il Subappaltatore dovrà difendere, manlevare e tenere indenne il Cliente e l’Appaltatore, nonché i rispettivi agenti, dipendenti e soggetti associati alle loro organizzazioni, da qualsiasi reclamo, richiesta, causa di azione e responsabilità di qualsiasi tipo e natura derivante da o connessa ai Servizi o alle attività del Subappaltatore eseguiti ai sensi del presente Accordo e causati, o asseritamente causati, in tutto o in parte, da qualsiasi atto od omissione del Subappaltatore o di chiunque sia direttamente o indirettamente alle sue dipendenze o agisca per suo conto, in relazione ai Servizi del Subappaltatore sopra elencati.
Aspetti da considerare: Molti Stati hanno adottato leggi che limitano la manleva dei subappaltatori; pertanto, dovresti consultare un avvocato nella tua area geografica per assicurarti di operare nel rispetto della legge.
Controversie
Per quanto si possa pianificare in anticipo, nessun progetto di costruzione procede esattamente come previsto e, al giorno d’oggi, i disaccordi sono piuttosto comuni. Per evitare costose controversie giudiziarie, è una buona idea includere nell’accordo una clausola ADR. La risoluzione alternativa delle controversie offre un modo rapido e riservato per risolvere i disaccordi senza ricorrere al tribunale. Questi sono i metodi ADR più comuni:
• Mediazione: è il metodo ADR più semplice. Ciascuna parte si confronta separatamente con un mediatore imparziale e terzo, che ascolta le rispettive ragioni e aiuta entrambe a raggiungere un compromesso praticabile. La mediazione non è vincolante; pertanto, se una delle parti non è soddisfatta dell’esito, può comunque portare il caso in tribunale.
• Arbitrato: questo metodo è molto più formale della mediazione e, in genere, anche considerevolmente più costoso. In questo caso, l’arbitrato viene gestito da un arbitro professionista, spesso un giudice in pensione, che ascolta entrambe le parti, esamina i dati e giunge a una decisione, stabilendo responsabilità e risarcimenti. A differenza della mediazione, l’arbitrato è vincolante e spesso non può essere impugnato in tribunale.
• Collegio di risoluzione delle controversie: i collegi sono composti da esperti imparziali del settore, che conoscono le difficoltà tipiche delle costruzioni e possono contribuire a raggiungere un risultato molto più equo per entrambe le parti. Tuttavia, questi collegi sono estremamente costosi e vengono generalmente utilizzati solo per progetti enormi e complessi.
Nell’ambito degli appalti generali, la soluzione più comune è la mediazione, seguita dall’arbitrato.
XII. Risoluzione delle controversie. La mediazione sarà disciplinata dalle leggi dello Stato in cui vengono eseguiti i Servizi. Le parti accettano di avviare trattative in buona fede, tramite un mediatore neutrale, nel tentativo di risolvere la controversia. Qualora non sia possibile risolvere la controversia mediante mediazione, le parti accettano di ricorrere a un arbitrato vincolante.
In caso di controversia tra le parti, indipendentemente dai rimedi sopra indicati, l’Appaltatore potrà, prima, durante o dopo qualsiasi arbitrato o mediazione, adottare tutte le misure previste dalla legge per preservare o garantire qualsiasi diritto di privilegio sull’immobile e ottenere il pagamento delle somme dovute.
Ordini di modifica
Per quanto si possa pianificare in anticipo, quasi sempre si rendono necessarie modifiche all’accordo originale. I clienti possono cambiare idea molto facilmente, decidendo all’ultimo momento di modificare i piani iniziali, magari chiedendo una proroga o un materiale diverso. Talvolta, inoltre, i fornitori non sono in grado di procurare i materiali corretti ed è necessario modificare il piano originale.
È fondamentale che i subappaltatori comprendano e riconoscano che, prima di eseguire qualsiasi lavoro aggiuntivo, è obbligatorio disporre di un ordine di modifica firmato e approvato. Nell’accordo con il subappaltatore dovrebbe essere inclusa una sezione che specifichi tale requisito, oltre a indicare esattamente cosa dovrà fare il subappaltatore qualora venga richiesta o si renda necessaria una modifica.
Inoltre, qualsiasi modifica comporterà quasi certamente un adeguamento dei costi del progetto e, di conseguenza, del compenso del subappaltatore. Il contratto deve indicare quali passaggi seguire per regolare tale richiesta.
XIII. Ordini di modifica. Qualsiasi modifica o variazione ai Servizi menzionati o ad altre specifiche contrattuali che comporti una revisione del presente Accordo dovrà essere formalizzata e allegata al presente Accordo sotto forma di ordine di modifica (“Ordine di modifica”). Tutte le modifiche, per quanto irrilevanti possano apparire, devono essere approvate per iscritto dal Cliente.
XIV. Reclami. Qualora l’Appaltatore o il Subappaltatore presenti un reclamo in relazione a un Ordine di modifica o a qualsiasi questione connessa al presente Accordo o all’esecuzione dei Servizi e/o ai Servizi da fornire, ciascuna parte avrà il diritto di notificare tale reclamo per iscritto mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Dopo aver ricevuto un reclamo scritto da una delle parti del presente Accordo, le parti avranno 7 giorni lavorativi per porvi rimedio prima di richiedere una soluzione secondo le istruzioni contenute nella Sezione IX.
Licenze degli appaltatori
È fondamentale che i subappaltatori possano dimostrare di possedere le licenze e le certificazioni necessarie per svolgere il lavoro correttamente e legalmente e di essere regolarmente registrati nei registri locali e statali. La mancanza delle licenze appropriate può comportare multe ingenti e conseguenze ancora peggiori: immagina il crollo di un edificio perché il subappaltatore incaricato non ha installato i corretti supporti strutturali.
L’accordo dovrebbe contenere una formulazione che richieda espressamente al subappaltatore di dichiarare di possedere tutte le licenze necessarie e che queste siano aggiornate e valide. Qui trovi un elenco dei requisiti per le licenze degli appaltatori generali a livello statale.
XV. Licenze necessarie. Tutte le parti del presente Accordo, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, l’Appaltatore, il Subappaltatore, gli altri subappaltatori e i dipendenti e agenti diretti o indiretti di tutte le parti, dovranno essere titolari delle licenze previste dalle leggi dello Stato in cui la persona svolge la propria attività o presta il proprio servizio. Tutti i soggetti cui si applica il presente Accordo saranno sottoposti alla supervisione del rispettivo organismo di licenza competente a esaminare i reclami presentati da terzi.
Risoluzione
Ogni contratto deve contenere una clausola di risoluzione. Nel settore delle costruzioni, vi sono molte ragioni per risolvere un contratto; nella maggior parte dei casi, riguardano il mancato pagamento, la mancata esecuzione delle prestazioni o ritardi eccessivi. Nell’accordo, specifica chi può procedere alla risoluzione, con quanto preavviso, se il preavviso debba essere scritto e, infine, quali siano le condizioni di pagamento.
XVI. Risoluzione. L’Appaltatore o il Subappaltatore potranno risolvere il presente Accordo in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo, senza necessità di giustificazione, con un preavviso di almeno 5 giorni lavorativi. In caso di risoluzione senza giusta causa, il Subappaltatore avrà diritto esclusivamente al rimborso dei costi effettivi dei lavori completati fino alla data di risoluzione, calcolati sulla base delle unità di lavoro approvate o della percentuale di completamento.
Clausole finali
La separabilità garantisce che, qualora uno o più termini dell’accordo vengano considerati invalidi, i restanti termini rimangano integri e validi.
La forza maggiore esclude la responsabilità di entrambe le parti in caso di eventi imprevisti, al di fuori del loro controllo, che impediscano la prosecuzione dei lavori. Tra gli esempi rientrano interruzioni di corrente, uragani o alluvioni. L’accordo dovrebbe specificare quali misure adottare in tali circostanze.
La legge applicabile stabilisce quale normativa dovrà essere utilizzata per interpretare e valutare i termini dell’accordo.
XVII. Separabilità. Qualora un termine, patto, condizione o disposizione del presente Accordo venga ritenuto invalido, nullo o inapplicabile da un tribunale competente, le restanti disposizioni rimarranno pienamente valide ed efficaci e non saranno in alcun modo modificate, pregiudicate o invalidate.
XVIII. Forza maggiore. Nessuna delle parti sarà responsabile dell’inadempimento del presente Accordo qualora tale inadempimento sia dovuto a cause al di fuori del ragionevole controllo della parte interessata, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, atti delle autorità statali o governative, atti di terrorismo, calamità naturali, incendi, tempeste, alluvioni, terremoti, incidenti e prolungate carenze energetiche. In caso di tale ritardo, qualsiasi data indicata nel presente documento sarà prorogata per il periodo di tempo ritenuto necessario dall’Appaltatore e dal Subappaltatore. Se il ritardo permane per oltre trenta (30) giorni, l’Appaltatore avrà il diritto di risolvere il presente Accordo mediante comunicazione scritta al Subappaltatore.
XIX. Legge applicabile. Il presente Accordo sarà disciplinato dalle leggi dello Stato in cui vengono forniti i Servizi.
IN FEDE DI QUANTO SOPRA, il presente Accordo è stato firmato dalle parti tramite i rispettivi rappresentanti debitamente autorizzati ed è efficace a decorrere dalla data indicata di seguito.
Firma dell’Appaltatore _____________________ Data ___________
Nome e cognome in stampatello _________________________
Nome della società: Jackson Construction
Firma del Subappaltatore _____________________ Data ___________
Nome e cognome in stampatello _________________________ Nome della società: Joe's Painting
Riepilogo
Ricorda inoltre che le clausole contenute nell’accordo con il subappaltatore costituiscono la base di qualsiasi futura azione legale in caso di controversia. È quindi fondamentale che siano state valutate con attenzione e sottoposte alla revisione di un avvocato esperto in contratti di costruzione.