Creare una politica di permessi retribuiti per la tua impresa di appalti
Se, come la maggior parte dei titolari di aziende di questo settore, ti trovi a gestire un milione di cose contemporaneamente, l’ultima cosa di cui vuoi preoccuparti è che i tuoi dipendenti si assentino dal lavoro. Eppure è importante sia per le tue persone sia per i risultati economici dell’azienda. Se non hai ancora una policy per i permessi retribuiti (PTO), questo è il momento giusto per crearne una.
In questo articolo analizzeremo tutte le variabili di una policy per i PTO e ti forniremo alcuni esempi che potrai adottare. Prima, però, vedremo perché conviene offrire i PTO. Esamineremo inoltre i pro e i contro dei tipi più comuni di assenza e parleremo degli obblighi previsti dalla legge.
Nota: questo articolo è stato scritto specificamente per piccole imprese edili negli Stati Uniti. Tuttavia, indipendentemente dal Paese o dal settore in cui operi, i concetti illustrati ti aiuteranno a creare una policy per le assenze adatta alla tua azienda.
Perché mi serve una policy per i PTO?
I permessi retribuiti sono un vantaggio importante sia per i datori di lavoro sia per i dipendenti. I PTO possono migliorare il morale e la produttività del team, aiutare ad attrarre e trattenere i collaboratori più qualificati e contribuire a prevenire incidenti costosi.
Una policy per i PTO definisce le principali responsabilità di ciascuna parte, assicurandosi che tutti siano allineati.
Alcuni dei principali vantaggi di una policy per i permessi retribuiti:
Attrai e trattieni personale qualificato
Questo settore dipende fortemente dalla propria forza lavoro qualificata per mantenere redditività e crescita, mentre i costi per trovare e inserire nuovi membri del team sono piuttosto elevati. Con un tasso medio di turnover nel settore edile pari al 21%, molti titolari hanno introdotto i PTO come modo per offrire un valore aggiunto ai lavoratori attuali e potenziali, aumentando così il proprio vantaggio competitivo.
Migliora il morale e la produttività
Secondo le ricerche riportate da Psychology Today, i lavoratori che vanno in vacanza sono meno stressati, più felici, più produttivi e concentrati e producono risultati di qualità superiore. Inoltre, hanno maggiori probabilità di creare un buon rapporto con i propri responsabili e di essere orgogliosi del proprio lavoro.
Tuttavia, più della metà degli americani non usufruisce delle ferie maturate. Una policy per i PTO che preveda ferie obbligatorie può contribuire ad assicurarsi che il personale si prenda il riposo di cui ha bisogno e, allo stesso tempo, a limitare la responsabilità finanziaria legata ai PTO maturati e non utilizzati.
Previeni incidenti costosi
Il settore edile è responsabile di circa il 20% di tutte le morti sul lavoro e, secondo il National Safety Council, il 13% di tutti gli infortuni sul luogo di lavoro è dovuto alla stanchezza dei lavoratori. Due dei principali fattori di rischio legati alla stanchezza sono comuni nelle attività quotidiane del settore: turni lunghi distribuiti su settimane impegnative e lavoro fisicamente pesante.
Oltre all’ovvio costo umano degli incidenti, le conseguenze finanziarie degli infortuni possono includere spese mediche, premi assicurativi, danni materiali e responsabilità legali. Esistono inoltre numerosi costi indiretti legati alla perdita di produttività, alla sostituzione di materiali e persone, ai ritardi, ai costi di fermo e agli straordinari necessari per recuperare il tempo perso.
In sintesi, una policy per i PTO che consenta ai membri del team di staccare e rilassarsi aiuterà ad assicurarsi che siano riposati, motivati e pronti a lavorare. E questo può contribuire notevolmente a ridurre gli infortuni costosi sul luogo di lavoro.
Quali sono i tipi di PTO più diffusi?
In generale, le imprese del settore offrono ai propri team una delle seguenti opzioni:
Separati (assegnazione/maturazione)
In questo formato piuttosto tradizionale, i dipendenti hanno — in base ai criteri di idoneità stabiliti dal datore di lavoro — un numero prestabilito di giorni di ferie, un numero prestabilito di giorni di malattia e un numero prestabilito di giorni di permesso personale.
A seconda delle esigenze del datore di lavoro, il numero di giorni assegnati a ciascuna categoria può variare. Per riferimento, la Society of Human Resource Management raccomanda che una policy per i PTO preveda due settimane lavorative di ferie (dieci giorni), oltre a otto giorni di malattia, due giorni di permesso personale e fino a dieci festività retribuite.
Molti datori di lavoro assegnano in anticipo l’intero numero di giorni di malattia e ferie, che i dipendenti possono poi utilizzare quando ne hanno bisogno.
In altri casi, i dipendenti iniziano l’anno con un saldo pari a zero e maturano i giorni di assenza secondo un calendario stabilito dal datore di lavoro. Spesso il tasso di maturazione aumenta con l’anzianità di servizio.
Vantaggi:
• Il monitoraggio fornisce dati potenzialmente utili su quando e perché i dipendenti si assentano.
• Responsabilità finanziaria ridotta: a differenza dei PTO cumulativi, solo le ferie non utilizzate rappresentano una passività.
• Impedisce ai lavoratori di utilizzare tutti i permessi per le ferie, rimanendo senza giorni disponibili quando si ammalano (vedi PTO cumulativi qui sotto).
Svantaggi:
• Aumento del lavoro amministrativo necessario per monitorare la maturazione e l’utilizzo dei PTO di ogni dipendente.
• Minore flessibilità per i lavoratori.
I PTO cumulativi
I PTO cumulativi riuniscono in un unico monte ore i giorni di ferie, malattia e permesso personale di ciascun dipendente. Il monte ore può essere utilizzato quando e per qualsiasi motivo il dipendente desideri, purché il periodo sia compatibile con le esigenze aziendali.
Come nella policy con permessi separati, il monte ore viene assegnato in anticipo oppure maturato nel tempo.
Vantaggi:
• Minore lavoro amministrativo, perché è necessario monitorare un solo elemento.
• Maggiore flessibilità per i lavoratori.
• Maggiore valore percepito dai nuovi candidati.
• Meno assenze non programmate.
• Riduce la probabilità che i lavoratori mentano sulla propria malattia.
Svantaggi:
• Non consente di sapere perché i lavoratori si assentano.
• Aumenta la probabilità che le persone si presentino al lavoro malate per evitare di utilizzare un giorno di “ferie”.
• Maggiore responsabilità finanziaria: molti Stati richiedono che i saldi PTO non utilizzati vengano liquidati quando il dipendente lascia l’azienda (a differenza della policy con permessi separati, in cui vengono liquidate solo le ferie).
PTO illimitati
È il più semplice dei tre sistemi e richiede quasi nessun monitoraggio da parte della direzione. Come nel caso dei PTO cumulativi, non distingue tra ferie e malattia; fa però un passo ulteriore, eliminando del tutto i limiti.
Con una policy di PTO illimitati, i lavoratori sono liberi di scegliere quando assentarsi e per quanto tempo, a condizione di rispettare un quadro di regole prestabilito e di portare a termine il proprio lavoro nei tempi previsti. Non è un “liberi tutti”: esistono comunque regole che disciplinano la richiesta dei permessi.
Questo tipo di PTO è più adatto a un team di professionisti capaci di lavorare bene in autonomia e affidabili nel portare a termine il proprio lavoro nei tempi previsti.
Vantaggi:
• È l’opzione più apprezzata dai lavoratori e dai candidati.
• Offre la massima flessibilità.
• Poiché i lavoratori possono assentarsi più regolarmente, sono più riposati e produttivi.
• Richiede quasi nessuna attività amministrativa.
• Riduce la probabilità che i lavoratori si presentino al lavoro malati e, di conseguenza, limita le assenze indirette.
Svantaggi:
• Numerosi studi hanno dimostrato che i lavoratori con permessi illimitati finiscono per prendere meno giorni di assenza rispetto a chi rientra in altri sistemi, per il timore di dichiarare di avere tempo libero a disposizione. Per contrastare questo fenomeno, alcune aziende hanno aggiunto alla policy una clausola che impone ai lavoratori di prendere almeno una settimana intera di ferie all’anno.
• Può portare ad abusi da parte di alcuni individui, causando problemi di carenza di personale, ostacolando la collaborazione e così via. In altre parole, questo tipo di policy si basa in larga misura sulla fiducia nella responsabilità e nella considerazione dei dipendenti nei confronti del team.
Sebbene i PTO cumulativi siano diventati l’opzione più comune offerta dai datori di lavoro, spetta a te scegliere il tipo di policy più adatto alla tua situazione e stabilirne le condizioni. Dovrai inoltre definire chi ha diritto ai permessi, come verranno assegnati (in anticipo o tramite maturazione) e diversi altri elementi che esamineremo tra poco.
Quale legislazione si applica?
Secondo il Fair Labor Standards Act, non esiste alcuna legge federale che imponga alle aziende, piccole o grandi, di retribuire i dipendenti per il tempo non lavorato, inclusi i giorni di malattia, le ferie e le festività.
Tuttavia, diversi Stati hanno leggi che impongono alle aziende di offrire giorni di malattia retribuiti (vedi immagine sotto).
Inoltre, contee, municipalità e città possono avere regole e normative proprie. In molti casi, la legislazione impone alle aziende che decidono di offrire una retribuzione di farlo in modo equo e uniforme.
Esistono anche alcuni tipi di congedo soggetti a condizioni speciali:
• Congedo per lutto (morte di un familiare): non esistono leggi federali che impongano ai datori di lavoro di concedere un congedo per lutto, retribuito o non retribuito. A livello statale, solo l’Oregon impone la concessione di questo congedo, fino a due settimane, senza però prevedere l’obbligo di retribuzione.
• Congedo medico prolungato: il Federal Family and Medical Leave Act si applica alle aziende con cinquanta o più dipendenti. Solo in questo caso, consente ai dipendenti di usufruire di un congedo non retribuito fino a tre mesi per prendersi cura di sé o di un familiare, garantendo loro la disponibilità del posto di lavoro al rientro. Se il familiare è un militare in servizio, la legge consente fino a sei mesi di congedo non retribuito.
• Congedo parentale: sebbene il congedo di maternità e paternità sia disciplinato dal FMLA (sopra), alcuni Stati impongono ulteriori forme di tutela, inclusi PTO per entrambi i genitori. Si tratta di California, Georgia, Rhode Island e New Jersey.
• Festività: solo Rhode Island e Massachusetts impongono alle aziende di retribuire i dipendenti per le festività ufficiali. Il Massachusetts si spinge oltre, prevedendo ulteriori festività retribuite e normative specifiche per settore. (Massachusetts Blue Laws) Molte aziende offrono festività retribuite per rendere più attrattiva la propria proposta come datore di lavoro. Le festività tipiche sono Capodanno, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Giorno del Ringraziamento e Natale.
• Congedo dal lavoro: si tratta di periodi di assenza protetti, della durata prestabilita, che possono essere retribuiti o meno a seconda del datore di lavoro. Un buon esempio è il caso di un militare richiamato in servizio attivo o di una persona convocata per prestare servizio come giurato.
• Recupero compensativo: è un periodo di assenza retribuito che i datori di lavoro concedono spesso in alternativa al pagamento degli straordinari. Se un dipendente lavora due ore di straordinario, viene pagato alla normale tariffa oraria, ma matura due ore di permesso retribuito da utilizzare in futuro. Sebbene sia una pratica comune, il Fair Labor Standards Act la vieta per i lavoratori non esenti del settore privato.
• Osservanza religiosa: si tratta di un’assenza per motivi religiosi, retribuita o non retribuita a discrezione del datore di lavoro. Rifiutare di concedere questo permesso può portare a una causa per discriminazione religiosa. I PTO cumulativi offrono la soluzione migliore, perché consentono al personale di utilizzare il proprio monte ore come preferisce.
Aspetti da tenere presenti:
• The Healthy Families Act è attualmente all’esame del Congresso. Se approvata, la legge imporrà a tutte le aziende con almeno 15 dipendenti di offrire un’ora di malattia retribuita per ogni ora lavorata, fino a un massimo di 56 ore all’anno.
• Al 31 dicembre 2020, la Families First Coronavirus Response Act impone alle aziende con 500 o meno dipendenti di concedere PTO per diverse ragioni legate al Covid. Le aziende con meno di 50 dipendenti possono richiedere un’esenzione. Fai clic sul link per maggiori dettagli.
• Le normative sulle assenze cambiano rapidamente a tutti i livelli di governo. Ti consigliamo di consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro nella tua giurisdizione, per assicurarti di disporre delle informazioni più aggiornate.
Creare una policy: passo dopo passo
Vediamo ora, dall’inizio alla fine, ciascun elemento di una policy per le assenze. Per ogni elemento abbiamo incluso una breve spiegazione, alcuni aspetti da considerare e un esempio.
Inizieremo dagli elementi indispensabili per ogni policy, per poi passare a quelli facoltativi.
Gli elementi fondamentali
1. Il paragrafo introduttivo
Questa sezione contiene il nome dell’azienda, l’obiettivo della policy per i PTO e la data di entrata in vigore.
Jackson Construction
Policy per i permessi retribuiti
Ci impegniamo a garantire tutto il supporto necessario alle nostre persone. Uno dei modi in cui lo facciamo è offrire loro la possibilità di assentarsi dal lavoro. Crediamo che il tempo libero personale sia direttamente collegato alla produttività, alla qualità del lavoro e alla cultura aziendale. Per questo abbiamo creato questa policy pensando a ciascuno di voi. Per qualsiasi domanda sui termini della policy, rivolgetevi direttamente al vostro responsabile.
Questa policy entra in vigore il 1° marzo 2021
2. Idoneità a usufruire dei permessi
Questa sezione definisce i criteri che stabiliscono quando i lavoratori possono iniziare a usufruire dei permessi.
Aspetti da considerare:
• Quanto devono aspettare i nuovi dipendenti prima di poter usufruire dei permessi? (In altre parole, quanto dura il periodo introduttivo?)
• Esistono altre limitazioni?
Idoneità a usufruire dei permessi
I dipendenti a tempo pieno che lavorano almeno 30 ore alla settimana possono iniziare a utilizzare le ore di PTO dopo aver completato il periodo di prova di 30 giorni.
I dipendenti che lavorano meno di 30 ore alla settimana possono maturare permessi retribuiti su base proporzionale.
3. Limitazioni ai permessi
Questa sezione definisce quando i dipendenti possono programmare le proprie assenze. Prevedi grandi commesse quest’anno che richiederanno la presenza di tutti? In tal caso, puoi stabilire un periodo di blocco durante il quale tutti i congedi saranno limitati.
Aspetti da considerare:
• Comunica i periodi di blocco con largo anticipo e cerca di non fissarli in concomitanza con le principali festività.
Limitazioni ai permessi
Ogni anno la nostra stagione più intensa va da maggio a luglio e in questo periodo abbiamo bisogno che tutti siano al lavoro.
Per questo motivo, le assenze durante tale periodo non sono consentite. In caso di necessità urgente di assentarsi, rivolgetevi direttamente al vostro responsabile.
4. Preavviso
Dopo aver stabilito i periodi in cui le persone possono richiedere un’assenza, dovrai decidere come dovranno presentare la richiesta e con quanto anticipo dovranno farlo. Molte aziende richiedono un preavviso di due settimane, così da avere il tempo necessario per organizzare le sostituzioni. Per le ferie e i periodi di assenza più lunghi, è comune chiedere ai lavoratori di scegliere a gennaio le date per l’anno successivo.
Spesso le aziende richiedono ai dipendenti di inviare un’e-mail per comunicare l’intenzione di assentarsi. Questo sistema semplifica la determinazione dell’ordine di arrivo delle richieste e garantisce che tutte vengano esaminate.
Aspetti da considerare:
• Come deve comunicare il personale l’intenzione di assentarsi?
• I requisiti di preavviso variano a seconda del tipo di assenza?
• Cosa deve fare il personale se non riesce a contattarti?
Preavviso
Per garantire un’adeguata copertura del personale, ogni dipendente deve fornire un preavviso ragionevole al proprio responsabile diretto e ottenere l’approvazione prima di utilizzare i PTO. Per le assenze superiori a cinque giorni, è richiesto un preavviso minimo di un mese.
In alcune occasioni comprendiamo che non sia possibile fornire un preavviso. In tal caso, è necessario informare il proprio responsabile diretto non appena possibile.
5. Procedura di approvazione
È opportuno introdurre un sistema di approvazione delle richieste che sia trasparente ed equo. In passato si dava la precedenza in base all’anzianità, ma questo criterio è stato in gran parte sostituito dal modello “chi prima arriva, meglio alloggia” (FCFS), che non penalizza il personale con meno anzianità. Un altro metodo comune, soprattutto nei team più piccoli, consiste nell’introdurre una rotazione che garantisca a ogni membro del team la possibilità di scegliere per primo, a turno.
Qualunque sia il metodo scelto, il sistema di approvazione deve essere chiaro e trasparente e nessuno dovrebbe rimanere sorpreso dalle tue decisioni. Alcune piccole aziende coinvolgono anche il team nel processo di approvazione, così da rafforzare il senso di equità.
Aspetti da considerare:
• Vuoi gestire le approvazioni in base all’anzianità, all’ordine di arrivo o a una rotazione? Oppure preferisci decidere caso per caso?
Procedura di approvazione dei permessi
Faremo tutto il possibile per approvare le richieste di assenza, a condizione che non abbiano un impatto negativo sulle nostre attività. Se riceveremo più richieste per lo stesso periodo, le approvazioni verranno concesse in base all’ordine di arrivo.
6. Cessazione del rapporto di lavoro
Questa sezione definisce le responsabilità dell’azienda nel caso in cui un dipendente si dimetta o venga licenziato.
Aspetti da considerare:
• Esistono condizioni specifiche, se presenti, per i PTO al momento dell’uscita del dipendente?
• 24 Stati impongono alle aziende di liquidare i PTO maturati al momento dell’uscita del dipendente, purché la policy sui PTO preveda tale pagamento.
Cessazione del rapporto di lavoro
Quando un dipendente lascia l’azienda, riceverà il pagamento di tutti i PTO non utilizzati presenti nel proprio saldo.
Elementi facoltativi
Ciascuno di questi elementi può essere aggiunto alle policy per i PTO in cui i permessi vengono maturati.
1. Idoneità alla maturazione (maturazione separata / maturazione dei PTO)
Determina quali membri del team devono ricevere i benefici PTO e da quando possono iniziare a maturarli.
Aspetti da considerare:
• Quanta anzianità è necessaria per iniziare a maturare i PTO?
• È necessario essere dipendenti a tempo pieno?
• È previsto un numero minimo di ore lavorate?
• Esistono limitazioni? Per esempio, per i lavoratori in congedo, sospesi e così via.
Idoneità alla maturazione dei PTO
Tutti i dipendenti che lavorano almeno 30 ore alla settimana possono iniziare a maturare PTO dal primo giorno di lavoro. Chi lavora meno di 30 ore alla settimana maturerà PTO su base proporzionale.
2. Linee guida per la maturazione (maturazione separata / maturazione dei PTO)
Questa sezione definisce quando e quanti PTO può maturare un lavoratore in base alla propria anzianità e a un calendario prestabilito.
In alcuni casi particolari, alcune aziende consentono ai dipendenti di andare “in debito” di PTO, utilizzando più permessi di quanti ne abbiano maturati, con l’intenzione di recuperarli nel corso dell’anno.
Aspetti da considerare:
• Utilizzerai un sistema di maturazione?
• In quali condizioni specifiche matureranno i PTO i tuoi lavoratori?
• In quali condizioni specifiche NON matureranno i PTO?
• Prevederai un calendario diverso per il personale a tempo pieno e per quello a tempo parziale?
• Quale sarà il tasso di maturazione?
• Qual è l’anzianità minima necessaria per iniziare a maturare i PTO?
• Qual è il limite massimo di maturazione?
Linee guida per la maturazione
I PTO maturano per tutti i dipendenti con ogni ora lavorata, in base al CALENDARIO DI MATURAZIONE DEI PTO riportato di seguito. Con l’aumentare dell’anzianità, aumentano sia il tempo maturabile ogni anno sia il numero massimo di ore che un dipendente può avere nel proprio monte PTO.
Consentiamo di riportare i PTO all’anno successivo, ma abbiamo introdotto un limite massimo di maturazione. Questo limite serve a incoraggiare l’utilizzo dei PTO e a garantire il rispetto delle esigenze aziendali. Il saldo PTO massimo è pari a 1,5 volte il tasso di maturazione annuale. Una volta raggiunto il limite, non sarà più possibile maturare PTO per le ore lavorate; sarà necessario utilizzare le ore disponibili prima di poter ricominciare a maturare permessi.
Calendario di maturazione dei PTO
Anzianità Giorni maturati Maturazione annua in ore Limite massimo PTO < 2 anni 10 giorni 80 ore 120 ore 3-5 anni 15 giorni 120 ore 180 ore 6-10 anni 20 giorni 160 ore 240 ore > 11 anni 25 giorni 200 ore 300 ore.
Ultimo passaggio: condividi la nuova policy con il team
Una volta definita la policy, devi assicurarti che tutti in azienda ne siano pienamente informati e abbiano chiaro quali siano le proprie responsabilità. È una buona idea inserirla nel materiale fornito ai lavoratori durante l’inserimento in azienda.
Considerazioni finali
In sintesi, in qualità di manager devi trovare costantemente un equilibrio tra la necessità di offrire flessibilità ai dipendenti e la realtà delle esigenze aziendali in termini di personale e forza lavoro.
È una sfida continua, ma come abbiamo visto, offrire al personale una policy per i PTO adeguata è un ottimo modo per garantire flessibilità e generare numerosi vantaggi: da una maggiore produttività e un morale più alto a una riduzione del turnover e degli incidenti.
Speriamo che questa guida ti sia stata utile e informativa. Sentiti libero di utilizzare gli esempi inclusi (le sezioni in blu) mentre costruisci la tua policy. Buon lavoro e grazie per aver letto! - Il team SINC