Tutto quello che c’è da sapere sulle gare d’appalto nel settore edile

Dietro ogni impresa edile di grande successo si trova probabilmente un responsabile aziendale che non solo conosce a fondo il processo di gara nel settore delle costruzioni, ma risponde regolarmente agli inviti a presentare offerte e alle richieste di proposte, aggiudicandosi con continuità nuovi progetti. Anche il team di appaltatori più esperto e competente non andrà da nessuna parte se non è in grado di acquisire nuovi lavori e generare ricavi.

Il processo di gara nel settore delle costruzioni può richiedere molto tempo ed essere costoso, ma se gestito correttamente può dare impulso a qualsiasi impresa, non solo aumentando i profitti, ma anche rafforzando la rete professionale di construction manager e altri appaltatori generali. In breve, se svolto bene, il processo di gara porterà prima o poi a nuove opportunità di crescita.

In questo articolo forniremo una panoramica generale del processo di gara nel settore delle costruzioni negli Stati Uniti. Esamineremo la differenza tra offerte e stime, il processo di appalto e i modelli di realizzazione dei progetti, per poi formulare diverse raccomandazioni su come presentare un’offerta vincente. Approfondiremo quindi il recupero dei costi e le condizioni generali, e ti guideremo nel calcolo del ricarico e dei margini di profitto. Infine, forniremo alcuni consigli su cosa fare e cosa evitare assolutamente, concludendo con le indicazioni da seguire in caso di errore grave. Iniziamo!

Che cos’è esattamente un’offerta per un progetto edile?

In parole semplici, un’offerta per un progetto edile è una proposta che dimostra ai potenziali clienti che la tua azienda possiede le competenze necessarie per portare a termine il lavoro. Sulla base dei disegni di progetto, delle specifiche tecniche e dei computi quantitativi dei materiali, l’offerta definisce esattamente come intendi completare il progetto e quale compenso sei disposto ad accettare.

Spesso, diverse proposte di questo tipo vengono presentate contemporaneamente da varie aziende concorrenti di dimensioni e tipologia simili, e il prezzo è generalmente il fattore determinante per l’aggiudicazione del progetto. Questo vale soprattutto per i contratti promossi da enti pubblici, che spesso sono obbligati per legge a scegliere l’offerta più bassa.

Nei progetti privati, invece, sebbene il prezzo continui a essere importante, le proposte si concentrano generalmente anche su altri elementi, come qualifiche ed esperienza.

Un’offerta per un progetto edile è una stima?

Sebbene vengano spesso usati come sinonimi, offerta e stima non sono termini completamente equivalenti ed è importante comprenderne la differenza.

Una stima è una valutazione altamente informata, basata sull’esperienza, dei costi specifici necessari per materiali, attrezzature e manodopera relativi a ciascuno dei diversi elementi costruttivi, sulla base dei computi quantitativi, delle specifiche dettagliate e dei progetti architettonici ed esecutivi. Le stime sono solo uno degli elementi utilizzati nelle gare per definire un’offerta.

Un’offerta, invece, è una proposta economica finale basata su una serie di stime di tutti i costi correlati al progetto, dalla manodopera e dai materiali ai costi indiretti, come quelli d’ufficio e le spese generali, oltre al margine di profitto. L’offerta rappresenta il prezzo finale proposto per un progetto. La preparazione di una buona offerta richiede tempo e impegno considerevoli: occorre esaminare ogni aspetto del progetto e produrre una proposta il più possibile accurata. Anche il minimo errore in un calcolo preliminare può fare la differenza tra vincere o non vincere un progetto — o, peggio ancora, tra aggiudicarselo e fallire.

Il processo di gara di base nel settore delle costruzioni

1. Inizialmente, il committente — una persona o un ente — prepara il progetto e le specifiche dell’opera, talvolta in collaborazione con un construction manager e/o un architetto.
2. Successivamente, il committente pubblica una Request for Proposal (RFP), ovvero una richiesta di offerta. Si tratta di un invito rivolto agli appaltatori affinché presentino proposte per la realizzazione del progetto. In questa fase, il committente fornisce generalmente a ciascun appaltatore una serie di documenti contenenti disegni, specifiche e linee guida sull’ambito del progetto.
3. In seguito, a seconda del metodo di realizzazione del progetto (che esamineremo più avanti), gli appaltatori iniziano a elaborare le proprie offerte, che possono includere o meno l’invio di richieste di offerta ai subappaltatori per singole parti del progetto più ampio.
4. Gli appaltatori presentano quindi le proprie offerte al committente, che le esaminerà.
5. A questo punto si avvia il processo di selezione e viene scelto il vincitore.
6. Infine, committente e appaltatore formalizzano un contratto e, una volta firmato, iniziano i lavori.

Tipi di modelli di realizzazione delle gare edili

Una considerazione fondamentale, con enormi implicazioni per qualsiasi progetto, è il modello di realizzazione. Chiamato anche metodo di realizzazione del progetto, è un sistema utilizzato da un ente o da un committente per stabilire un accordo legale con le varie parti coinvolte nell’organizzazione e nel finanziamento della progettazione, della costruzione, della gestione e della manutenzione di un’opera edilizia.

Ciascun modello di realizzazione mira ad aiutare i committenti a garantire che la nuova costruzione venga completata nei tempi previsti, nel rispetto del budget e secondo i più recenti standard qualitativi. Tuttavia, ogni modello comporta diversi livelli di rischio e responsabilità per i principali soggetti coinvolti.

Attualmente sono in uso diversi modelli di realizzazione, ciascuno con le proprie variabili. Ecco i più comuni:

Design-Award-Build (DAB), detto anche Lump Sum

È il metodo più comune nei progetti del settore pubblico. Il committente collabora con un ingegnere e un architetto per produrre i documenti contrattuali sulla base dei disegni e delle specifiche dettagliate. Successivamente richiede offerte ad appaltatori qualificati e assegna il progetto a quello che presenta l’offerta più bassa. In questo modello, l’offerta copre l’intero costo del progetto, compresi i costi dell’appaltatore generale e dei subappaltatori, le spese generali e il profitto.

Il vantaggio del DAB è che semplifica l’attuazione del progetto, lasciando al committente il controllo sia della progettazione sia della costruzione. D’altra parte, il committente si assume un rischio elevato per quanto riguarda le difficoltà di gestione complessiva del progetto e gli eventuali difetti di progettazione. Prima di scegliere il DAB come modello di realizzazione, il committente dovrebbe avere una significativa esperienza nell’esecuzione di lavori edili.

Construction Manager at Risk (CMAR)

In questo modello, il committente incarica una società di construction management di fornire un prezzo massimo garantito (Guaranteed Maximum Price, GMP), che comprende il compenso del construction manager e gli accantonamenti per imprevisti, oltre ai costi dei servizi di pre-costruzione e di costruzione vera e propria. Il GMP offre al committente una certa sicurezza sul costo finale, ma poiché il construction manager viene generalmente coinvolto nelle prime fasi del processo, quando i documenti sono ancora a livello di progetto preliminare o definitivo, rimane esposto a rischi relativi ad aspetti che l’architetto potrebbe non aver ancora affrontato.

Spesso il construction manager partecipa alla selezione dell’architetto e lavora a stretto contatto con lui durante la progettazione, assumendo infine il ruolo di appaltatore generale e coinvolgendo i subappaltatori necessari alla realizzazione dell’opera. Poiché il GMP viene fissato prima del completamento del progetto, è possibile che le offerte dei subappaltatori risultino più alte del previsto; in tal caso, sarà la società di construction management a dover sostenere la differenza. Se invece i costi effettivi di costruzione risultano inferiori al GMP, è comune che il committente condivida la differenza con il construction manager. In generale, il modello CMAR è noto per contribuire alla riduzione dei costi.

Tra i vantaggi di questo modello rientrano una migliore gestione del progetto e un maggiore controllo dei costi, oltre a una riduzione complessiva del rischio. Poiché committente, architetto e construction manager collaborano già durante la fase di progettazione, possono assicurarsi che il progetto rimanga entro il budget e accelerare i lavori avviando la costruzione non appena vengono progettati i primi elementi.

Construction Manager di agenzia

In questo caso, il construction manager amministra il processo di gestione, ma non necessariamente gestisce direttamente i contratti. È una soluzione molto comune nei comuni e negli enti locali, dove il committente detiene il contratto principale e il construction manager amministra i processi di gestione e di gara.

Integrated Project Delivery (IPD)

Chiamato anche modello del team integrato, questo metodo è stato concepito secondo i principi della filosofia della lean construction e mira a migliorare l’efficienza dei progetti e ridurre gli sprechi nella realizzazione. Lo fa coinvolgendo tutti gli stakeholder nella gestione del progetto e distribuendo equamente il rischio. Nell’IPD, committente, architetto e appaltatore generale collaborano strettamente fin dall’inizio, condividendo la responsabilità di tutti gli elementi del progetto. Tuttavia, questo modello è noto per prolungare la durata complessiva dei lavori.

Design-Build (detto anche Design Construct)

È simile al CMAR, con la differenza che l’architetto lavora direttamente per l’appaltatore. Questo modello funziona molto bene per i progetti con tempistiche serrate, nei quali è necessario iniziare i lavori prima che tutti i documenti siano stati completati. Il Design-Build è un buon modo per ridurre il rischio sui costi per gli appaltatori, mantenendo al contempo un certo livello di affidabilità per i committenti. Uno dei principali vantaggi di questo modello è che aumenta intrinsecamente la collaborazione: sebbene molti elementi del progetto vengano affidati a soggetti esterni, la loro gestione resta sotto la responsabilità ultima del design-builder, che lavora a stretto contatto con tutti i partecipanti. Questo favorisce una migliore comprensione dei deliverable del progetto da parte di tutti, portando a meno varianti e controversie, a una migliore realizzazione complessiva e, infine, a costi inferiori.

D’altra parte, questo modello può talvolta comportare una riduzione della qualità quando il committente spinge per contenere i costi. Inoltre, poiché il progettista non risponde più direttamente al committente, non è sempre chiaro quali siano le sue priorità. Infine, i design-builder si assumono un rischio significativo sui costi, dato che i documenti di costruzione non sono ancora completi e quindi non è possibile stimare con precisione il costo iniziale.

Come costruire un’offerta vincente

Una volta definito il modello di realizzazione, ricevuto il pacchetto informativo dal committente e completata la tua valutazione in sito, è il momento di avviare il fondamentale processo di stima dei costi.

Non trascurare la fase iniziale

Spesso il primo punto da cui gli appaltatori partono per definire l’ossatura della stima sono i progetti, ma non è necessariamente una buona idea. Molti appaltatori consigliano invece di aprire un foglio di calcolo e iniziare elencando tutti i codici CSI della fase iniziale riportati nel capitolato, per ciascuno degli elementi da costruire e/o installare. Nei disegni, soprattutto nei progetti più grandi, è facile trascurare elementi minori riportati su singole tavole, mentre il capitolato li contiene tutti.

In effetti, alcuni degli errori più comuni commessi in questa fase riguardano elementi presenti nelle prime pagine del capitolato: aspetti minori non indicati nei disegni, ma capaci di far aumentare notevolmente i costi, come requisiti speciali per lo smaltimento dei rifiuti o un ufficio temporaneo per il construction manager e il suo team. Che tu sia un subappaltatore o un appaltatore generale, devi dedicare il tempo necessario alla lettura delle pagine del capitolato per individuare tutti gli elementi aggiuntivi di cui sarai responsabile nel progetto. Non dimenticare di controllare anche i codici zero, poiché riguardano i requisiti generali del progetto.

Successivamente dovrai esaminare i disegni. Prenditi il tempo di analizzare non solo quelli relativi al tuo ambito, ma anche quelli del progetto nel suo complesso. Esamina inoltre le integrazioni e gli addendum per assicurarti che il tuo ambito sia completamente definito. Condividi disegni e specifiche con i subappaltatori e dedica il tempo necessario a verificare che tutti abbiano la stessa interpretazione. L’ultima cosa che vuoi è inserire nella tua offerta costi duplicati per attività che saranno gestite dal subappaltatore.

Riunioni pre-gara

È una buona idea partecipare a tutte le riunioni pre-gara, così da assicurarti di cogliere ogni dettaglio rilevante. Questi incontri sono un’ottima occasione per segnalare eventuali aspetti poco chiari emersi dall’esame del capitolato e dei disegni. Farlo comporta due vantaggi principali. Innanzitutto, riceverai le risposte tramite un addendum contrattuale, che ti consentirà di includerle nel prezzo come parte dell’ambito dei lavori. In secondo luogo, eviterai di scoprire a lavori già iniziati di non aver considerato determinati costi. Un aspetto importante da chiarire riguarda i permessi e, soprattutto, chi sia responsabile del loro pagamento. Per esempio, i permessi per l’allacciamento alla rete idrica e fognaria possono arrivare a costare centomila dollari per un progetto importante e, in alcuni comuni, il costo è a carico dell’appaltatore.

Computo metrico

Per presentare offerte accurate è necessaria un’analisi scrupolosa dei disegni e delle specifiche. Maggiore sarà il livello di dettaglio e la qualità delle informazioni utilizzate per preparare l’offerta, maggiore sarà la sua accuratezza. Il primo passo di questo processo è il computo metrico (Bill of Quantities, BoQ).

Il computo metrico è un elenco dettagliato di tutti i materiali e i lavori necessari per completare il progetto. Puoi elaborarlo in quattro fasi:

1. Misurazione delle quantità: La prima fase consiste nel definire le dimensioni e misurare tutti gli elementi costruttivi, elencando ogni voce in successione. A seconda della complessità del progetto, questo lavoro può richiedere o meno l’intervento di un computista. Un buon professionista lavorerà secondo le New Rules of Measurement, che garantiscono coerenza e accuratezza nelle misurazioni.
2. Quadratura: In questa fase si definiscono il volume e l’area complessivi dei materiali, moltiplicando le misure della fase 1 per il numero di volte in cui l’elemento verrà realizzato. In questo modo è possibile determinare con precisione la quantità di materiali e manodopera necessaria per ogni parte del progetto.
3. Raggruppamento: Successivamente, le dimensioni calcolate vengono raggruppate in base alla tipologia e alla posizione e sommate, tenendo conto delle aree vuote, come aperture e cavedi.
4. Valorizzazione: Infine, i diversi elementi vengono elencati con una descrizione e le quantità di materiali e lavorazioni necessarie, insieme ai prezzi unitari e ai totali complessivi, e ordinati per fase. Il prodotto finale è il computo metrico.

Le condizioni generali

Una volta compilato il computo metrico, che definisce i costi diretti di costruzione, dovrai considerare le condizioni generali. Chiamate anche costi di struttura o costi indiretti, sono i costi secondari della costruzione, tra cui rientrano la gestione del cantiere, la movimentazione dei materiali e la gestione del progetto, e possono variare a seconda del metodo di realizzazione. Per esempio, nel caso di un progetto di tipo CM, è probabile che il committente trattenga i fondi destinati a coprire i costi aggiuntivi. Se invece lavori come construction manager di agenzia, l’appaltatore generale è il rappresentante del committente e spetterà a lui monitorare e coprire tutti questi costi. Lo stesso vale per il DAB, nel quale l’appaltatore è pienamente responsabile di ogni costo aggiuntivo.

Per definire i costi delle condizioni generali, devi elaborare un programma lavori e un piano logistico di cantiere. Il programma ti fornirà una comprensione più chiara della durata del progetto, aiutandoti a definire i potenziali costi di lungo periodo, come quelli relativi all’ufficio del construction manager. Se il metodo di realizzazione è a corpo, una durata più breve dei lavori può consentirti di ridurre l’importo dell’offerta.

Tra i costi tipicamente inclusi nelle condizioni generali rientrano:

Spese d’ufficio, inclusi affitto, arredi e apparecchiature elettroniche
Ufficio di cantiere, inclusi allacciamenti e sicurezza
Comunicazioni
Personale d’ufficio
Pulizia del cantiere e smaltimento dei rifiuti
Utenze
Permessi e licenze
Servizi igienici e approvvigionamento idrico
Strutture di cantiere, come recinzioni, accessi e segnaletica
Sicurezza
Protezione dagli agenti atmosferici e riscaldamento
Protezione anticaduta, come reti e barriere
Trasferte da e verso i cantieri, inclusi i veicoli
Personale, come project manager, construction manager, ecc.
Assicurazioni e garanzie, tra cui responsabilità civile, indennizzi e assicurazione contro i rischi del costruttore

Alcune specificità da tenere presenti

Quando si considerano i costi indiretti, occorre valutare anche una serie di aspetti specifici del settore delle costruzioni:

Consegna dei materiali: I costi possono aumentare a seconda della posizione del cantiere; in un cantiere in centro città, per esempio, i tempi di consegna saranno più lunghi a causa del traffico e delle limitazioni alla circolazione dei veicoli.
Sollevamento: Se i materiali devono essere portati in quota, aumenteranno i costi per il noleggio della gru o del montacarichi e per i relativi operatori. Se si devono utilizzare ascensori interni, bisogna considerare le loro dimensioni in relazione a quelle dei materiali.
Programmazione: È comune che più squadre debbano lavorare nelle stesse aree; senza una visione d’insieme dei programmi delle varie squadre, si possono creare conflitti.
Programma dei lavori: Una volta definite le ore di manodopera necessarie per uno specifico elemento, devi valutare come inserirlo nei vincoli temporali del programma e se ciò richiederà una squadra più numerosa o il pagamento di straordinari.
Limiti del sito: Devi considerare come la tua squadra raggiungerà il cantiere ogni giorno. È disponibile un parcheggio? Se il lavoro si trova fuori dai confini della città, dovrai coprire il costo di una navetta? Hai incluso nel programma il tempo di percorrenza aggiuntivo?
Esigenze specifiche del progetto: Molti lavori possono prevedere requisiti particolari, al di fuori delle normali aspettative. Per esempio, un ospedale potrebbe richiedere ai lavoratori di avere un badge identificativo: una procedura che può richiedere un’ora per ogni lavoratore e, con una squadra numerosa, comportare molte ore perse non incluse nell’offerta.

Costi nascosti

Oltre al computo metrico e alle condizioni generali, ogni stima dovrebbe includere il recupero dei costi della sede centrale, il recupero dei costi generali dell’azienda e, naturalmente, il margine di profitto. Esistono però anche diversi costi nascosti che non possono essere trascurati.

Qual è esattamente il costo dei materiali? Se per un lavoro ti serve un camion di cartongesso del valore di 5.000 dollari, devi considerare anche i costi di consegna, scarico, disimballaggio e trasporto dei materiali al piano in cui ti servono. Devi inoltre valutare cosa fare degli imballaggi da smaltire: hai ordinato un cassone? Gli aspetti da considerare sono molti più del semplice prezzo unitario.

E qual è esattamente il costo della manodopera? Un errore comune dei nuovi estimatori consiste nel considerare solo la tariffa oraria vigente, ma il costo complessivo della manodopera è molto più alto. Devi includere anche benefit come assicurazione sanitaria, assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, pensione, piani di risparmio previdenziale, ferie e permessi e, naturalmente, le imposte sul lavoro. Devi inoltre considerare il costo dell’assicurazione per la responsabilità dei lavoratori. In alcuni casi, il vero costo orario di un lavoratore può arrivare a essere del 50% superiore alla sua tariffa base.

I costi della sede centrale comprendono tutto ciò che serve per gestire l’azienda quotidianamente. Includono il personale amministrativo e le figure manageriali, come il project manager e i dirigenti, oltre al personale di supporto. Comprendono anche i costi operativi quotidiani, come i sistemi telefonici e informatici per gestire chiamate ed e-mail, le utenze dell’ufficio e l’affitto.

I costi generali dell’azienda sono tutte le spese necessarie per gestire l’impresa e non direttamente collegate a un singolo progetto. Comprendono i costi di gestione del parco permanente di veicoli e attrezzature, il carburante, l’ottenimento di registrazioni e licenze, il mantenimento dei team legale e contabile, il marketing, la sottoscrizione di varie polizze assicurative e, infine, le imposte aziendali. Rientrano in questa categoria anche i costi di capitale previsti, nel caso in cui sia necessario prendere in prestito fondi per completare il progetto, oltre ai premi per le garanzie. Tutti questi costi devono essere inclusi nell’offerta. Spesso le aziende calcolano i costi della sede centrale e quelli generali come una percentuale dell’importo del progetto, aggiungendoli al totale.

Determinare i margini di profitto

L’ultima voce da includere nella stima dei costi è la somma che speri di portare a casa una volta completato il progetto. È una decisione difficile per la maggior parte delle persone, soprattutto per chi è alle prime armi. All’inizio si è spesso tentati di mantenere l’offerta il più bassa possibile per assicurarsi il contratto, ma questo può rivelarsi estremamente controproducente.

Il primo passo per definire il margine consiste nel determinare la media del settore. CSIMarket.com è una buona fonte di dati aggiornati sul settore. Secondo questi dati, tra la fine del quarto trimestre del 2020 e la metà del 2021, il settore commerciale è passato dal 4,2% al 21,8%. Le percentuali dei servizi residenziali, invece, possono variare da una sola cifra fino al 40%. Anche la regione è un fattore importante, poiché i costi dei materiali e della manodopera possono oscillare notevolmente.

Ricarico e margine

Alcuni appaltatori stabiliscono il proprio margine con il metodo “10 e 10”, includendo il 10% per le spese generali e il 10% per il profitto, mentre altri aggiungono semplicemente un ulteriore terzo. Altri ancora fanno una stima approssimativa e accettano il rischio che ne deriva. Il metodo di calcolo dipende da te, ma ci sono due elementi che devi comprendere chiaramente: margine e ricarico. Secondo l’esperto del settore George Hedley, la maggior parte degli appaltatori non conosce la differenza tra i due né sa quanto includere nelle offerte per assicurarsi di raggiungere almeno il pareggio o, meglio ancora, ottenere un profitto.

Il ricarico è la percentuale aggiunta ai costi diretti del lavoro per coprire sia le spese generali sia il profitto. Il margine, invece, è la differenza percentuale tra i costi diretti e il prezzo di vendita, divisa per il prezzo di vendita. Può creare confusione. Vediamo la differenza con un esempio:

Se stai presentando un’offerta per un lavoro con costi diretti pari a 1.000 dollari, che rappresentano il 77% del prezzo di vendita, e applichi un ricarico del 30% (300 dollari), il tuo margine sarà del 23%. Il prezzo finale di vendita sarà di 1.300 dollari, ma questo non significa che stai guadagnando un 30% in più: il tuo margine è solo del 23%. La differenza, pari al 7%, è destinata alle spese generali. Se volessi portare a casa il 30%, dovresti applicare ai costi un ricarico del 42,8%.

Per calcolare il margine necessario a raggiungere il profitto e la copertura delle spese generali desiderati, dobbiamo definire il prezzo di vendita del lavoro e considerare il Margin Conversion Rate (MCR), ovvero il tasso di conversione del margine. Il prezzo di vendita del lavoro si ottiene dividendo i costi diretti del lavoro per l’MCR. L’MCR è pari a 1,0 meno la percentuale di margine.

Utilizzando l’esempio precedente, per determinare l’importo da addebitare al fine di ottenere un margine del 30%, dobbiamo prima definire l’MCR e poi dividere i costi diretti del lavoro per tale valore.

1. MCR = (1,0 - Margine%) = (1,0 - 0,30) = 0,70

2. Prezzo di vendita del lavoro = Costi diretti del lavoro / MCR = 1.000 $ / 0,70 = 1.428 $

In sintesi, se il lavoro ha costi diretti pari a 1.000 dollari, dovrai applicare un prezzo di 1.428 dollari per ottenere un margine del 30%. È estremamente importante comprendere questo concetto, insieme a diversi altri. Se la finanza non è il tuo forte, potresti valutare la possibilità di frequentare un corso online di contabilità per il settore delle costruzioni o, quantomeno, di coinvolgere qualcuno in grado di guidarti. È molto facile commettere un errore e finire per perdere denaro.

Raccomandazioni

Otto passi per il successo

Ecco otto passaggi che puoi seguire per assicurarti che la tua offerta abbia ottime possibilità di aggiudicarsi il progetto.

1. Registra la tua intenzione: Informa l’ente appaltante della tua intenzione di presentare un’offerta per il progetto. In questo modo riceverai tutte le informazioni fondamentali relative alla gara.
2. Partecipa a tutti gli incontri informativi: Partecipa alle sessioni informative sulla gara. Non sono solo un ottimo contesto per porre domande pertinenti, ma ti daranno visibilità davanti a un vasto pubblico di altri appaltatori e subappaltatori. Inoltre, nel caso di progetti pubblici, i rappresentanti degli enti spesso distribuiscono durante questi incontri materiali informativi non disponibili altrove.
3. Definisci le esigenze dell’ente: Ogni ente appaltante ha aspettative e requisiti diversi. Dedica tempo, fin dall’inizio, a esaminare le offerte precedenti che si sono aggiudicate il progetto, per capire cosa funziona e cosa no. Se necessario, contatta il coordinatore della gara per ottenere maggiori dettagli. Che cosa stanno cercando e cosa puoi fare per soddisfare le loro esigenze?
4. Definisci la strategia di risposta: Poniti queste domande per assicurarti di avere una visione completa del progetto. Innanzitutto, quali risorse, sia fisiche sia finanziarie, saranno necessarie per gestire il contratto? Come verrà distribuito il carico di lavoro? Quanto costerà preparare l’offerta e quanto tempo richiederà? Chi gestirà il processo di gara e quali saranno i passaggi? Quali informazioni devono essere raccolte? Rifletti anche sulle altre aziende coinvolte: chi sono i concorrenti e qual è la loro storia con questo ente? Quanto è probabile che il progetto venga assegnato a te?
5. Promuovi la tua azienda: A parità di prezzo, la tua offerta sarà il fattore decisivo per l’aggiudicazione del progetto. Se non sei un bravo scrittore, ti consigliamo vivamente di incaricare qualcuno che lo sia. Definisci innanzitutto gli elementi fondamentali della proposta, stabilendone la struttura attraverso i titoli, e poi completa il contenuto. È una buona idea preparare una prima bozza e poi riscriverla più volte, finché non sarai certo che l’offerta rappresenti chiaramente le tue intenzioni. Assicurati di seguire tutte le linee guida fornite e di applicare quanto appreso nei passaggi precedenti. Soprattutto, verifica che la proposta sia perfettamente allineata sia ai criteri di valutazione indicati nella richiesta di offerta sia alle esigenze specifiche del progetto.
6. Aggiungi credibilità: Soprattutto se sei nuovo del settore, gli enti vorranno sapere con chi stanno lavorando. Proprio come in una candidatura di lavoro, dovrai includere un paio di referenze in grado di attestare la qualità del tuo operato. Spiega in anticipo a ciascuna referenza cosa stai facendo e assicurati che sappia cosa ci si aspetta da lei.
7. Controlla, ricontrolla e controlla ancora: Molte gare prevedono una checklist con aspettative e requisiti; in caso contrario, creane una tu sulla base delle loro esigenze e assicurati di aver verificato ogni elemento. È inoltre consigliabile far esaminare l’offerta da una seconda persona prima di presentarla. Una volta consegnata, non si può più tornare indietro. Se partecipi a una gara pubblica, probabilmente sarà indicata una procedura precisa per la presentazione: seguila alla lettera. Per i progetti residenziali, molte aziende inviano l’offerta via e-mail, ma noi consigliamo di consegnarla di persona. Avrai così l’opportunità di illustrarla al cliente e rispondere subito alle sue domande.
8. Prepara la presentazione: Molti enti appaltanti, soprattutto per i progetti più grandi, richiedono ai partecipanti di tenere una presentazione formale per spiegare i concetti chiave della proposta. Se non sei un buon oratore, potresti incaricare qualcuno di rappresentarti oppure, quantomeno, seguire una formazione sulle tecniche di presentazione. Più di ogni altra cosa, la preparazione è fondamentale: dedica tempo a fare pratica in anticipo. Durante la presentazione, non divagare: in genere, meno è meglio. Illustra gli elementi principali della proposta e poi lascia spazio alle domande. In seguito, indipendentemente dall’esito della gara, chiedi un feedback alla commissione di selezione. Sarà lieta di condividere osservazioni e consigli su come migliorare la prossima volta.

Aspetti a cui prestare attenzione

Purtroppo, il processo di gara nel settore delle costruzioni non è affatto semplice: esistono molte insidie che possono coglierti alla sprovvista e portare facilmente la tua azienda al fallimento. Prima ancora di valutare la partecipazione a una gara, assicurati di essere assolutamente certo delle tue stime e della tua capacità di portare il progetto a termine. Un modo per ridurre parte del rischio consiste nell’evitare gli errori commessi da altri.

Errori comuni

Per aiutarti, abbiamo raccolto un elenco degli errori più comuni commessi dagli appaltatori quando presentano un’offerta:

Non considerare le eventuali difficoltà di approvvigionamento dei materiali: È comune che gli appaltatori presentino offerte dando per scontato che i materiali siano disponibili. Verifica sempre con i fornitori locali che le scorte siano sufficienti. Dovresti inoltre stabilire una data di validità dei prezzi dei materiali, poiché i costi possono fluttuare facilmente.
Non visitare il sito: È sorprendente quante persone utilizzino Google Maps al posto di un’ispezione fisica del cantiere. È impossibile prevedere tutte le condizioni specifiche del sito che potrebbero aumentare le spese e compromettere il lavoro. Potresti scoprire, per esempio, che il terreno non supporta veicoli pesanti oppure che le strade si trovano in una zona residenziale e richiedono lo svolgimento dei lavori fuori dagli orari normali. È sempre meglio avere tutte le informazioni a disposizione. Dedica tempo a visitare il luogo dei lavori e a conoscerne le caratteristiche.
Computi quantitativi inaccurati: È fondamentale che le misurazioni e i computi utilizzati siano accurati e basati direttamente sui documenti di costruzione forniti. Presta attenzione alla scala dei documenti, soprattutto quando lavori su disegni elettronici, e verifica con cura le misure riportate nelle specifiche. Misurazioni inaccurate possono portare a una valutazione errata delle esigenze di manodopera e delle quantità di materiali, causando a loro volta una sovrastima o una sottostima dei costi di costruzione, entrambe potenzialmente dannose per la tua offerta.
Non chiedere chiarimenti: Non fare mai supposizioni. Qualunque sia l’argomento, se dopo aver esaminato le specifiche e i documenti hai ancora dei dubbi, spetta interamente a te chiedere chiarimenti all’architetto o al committente. È importante notare che molti progetti prevedono una procedura specifica per le domande e alcuni fissano anche una data limite oltre la quale non è più possibile richiedere informazioni. Se tale data è già trascorsa e non hai piena fiducia nei dati a tua disposizione, dovresti valutare la possibilità di ritirarti dal processo.
Compilare i moduli in modo errato: Uno dei modi più semplici per farsi respingere un’offerta è non seguire le istruzioni dell’ente appaltante per la presentazione. La maggior parte degli enti definisce una procedura completa, con requisiti relativi a prequalifiche speciali, partecipazione obbligatoria alle riunioni pre-gara, compilazione di moduli specifici e rispetto delle scadenze. Fin dall’inizio, prepara una checklist di tutto ciò che viene richiesto e usala per assicurarti di non tralasciare nulla. Anche in questo caso, ricontrolla che tutti i moduli siano stati compilati integralmente. È inoltre una buona idea far esaminare la proposta da una seconda persona.
Commettere errori di calcolo: Gli errori più comuni nelle gare riguardano l’aritmetica. Anche un solo zero inserito erroneamente nel calcolo delle quantità può avere conseguenze disastrose. Non fare i calcoli su carta: usa una calcolatrice o, meglio ancora, un software specificamente progettato per le gare nel settore delle costruzioni. Come sempre, controlla i numeri tre volte e, se possibile, chiedi a una seconda persona di verificarli.
Applicare tariffe di manodopera errate: Un errore estremamente comune tra i nuovi appaltatori consiste nel calcolare la manodopera utilizzando la semplice tariffa oraria. Innanzitutto, i salari variano notevolmente da una contea all’altra e le diverse categorie professionali possono percepire compensi molto differenti. Alcuni stati prevedono una tariffa minima di base, mentre altri applicano salari prevalenti, calcolati come media delle tariffe pagate in diversi progetti della zona. Trentadue stati hanno un proprio sistema di salari prevalenti, che può variare in base al tipo di costruzione: industriale, commerciale o residenziale. Anche i progetti federali utilizzano tariffe prevalenti. Quasi tutti i salari prevalenti, statali e federali, stabiliscono una tariffa oraria di base e includono una serie di benefit, come ferie, permessi, pasti, trasferte, ecc. Inoltre, prevedono maggiorazioni per gli straordinari. Il mancato pagamento della tariffa corretta, soprattutto nei lavori pubblici, può avere gravi conseguenze. Assicurati di verificare la normativa salariale applicabile alle specifiche categorie professionali nella contea in cui verranno eseguiti i lavori.
Stimare in modo errato i costi della manodopera: Supponiamo che tu abbia già considerato le tariffe prevalenti nella tua contea: hai tenuto conto della produttività dei lavoratori? La tua capacità di completare un’attività in un’ora non è necessariamente la stessa di una persona meno esperta. Sebbene molti nuovi appaltatori preferiscano assumere lavoratori giovani e meno esperti, disposti ad accettare una retribuzione inferiore, così facendo si espongono al rischio di ritardi dovuti a minore produttività, rifacimenti, aumento delle assenze, infortuni e turnover.
Non considerare le esigenze relative alle attrezzature: Un modo molto semplice per vedere diminuire il proprio profitto consiste nel valutare male le attrezzature necessarie per completare il lavoro. Oltre al costo diretto del loro noleggio o acquisto, potresti incorrere in ritardi se le attrezzature non sono disponibili. Non dare per scontato che quelle già in tuo possesso funzionino correttamente e siano disponibili: verifica che non siano state assegnate a un altro lavoro e/o che non siano destinate a manutenzione o riparazione. Assicurati inoltre di includere il carburante e/o l’energia necessari al funzionamento dei macchinari, oltre al trasporto da e verso il cantiere.

Gestione dei danni

Immagina questa situazione: vieni a sapere di un nuovo progetto nella tua zona, perfettamente in linea con le capacità della tua azienda, e dedichi due settimane alla preparazione dell’offerta ideale. Incontri il committente e l’architetto, partecipi agli incontri pre-gara, esegui i computi, ricevi le offerte dei subappaltatori, incontri i fornitori per confermare prezzi e disponibilità dei materiali e, in generale, ci metti tutto il tuo impegno. Alla fine presenti un’offerta con un margine di profitto di appena il 10%, sperando di aggiudicarti il contratto come offerente più economico. E indovina un po’? Vinci!

Poi scopri che il secondo offerente più economico aveva presentato un’offerta superiore del 40% alla tua e che tutti gli altri avevano presentato offerte mediamente superiori del 50%. O tutti gli altri sono avidi — ipotesi poco probabile — oppure hai commesso un grave errore di calcolo. Che cosa fai? Puoi ritirarti dalla gara? Sarai costretto a portare avanti i lavori e ad assorbire la perdita?

Sorprendentemente, situazioni di questo tipo si verificano più spesso di quanto si possa pensare. Fortunatamente, a seconda del tipo di errore, la maggior parte degli enti consente di ritirarsi senza conseguenze. Il fattore determinante è stabilire se l’errore sia materiale o dovuto a una valutazione errata.

Errori materiali

Sebbene ogni stato e contea abbia leggi proprie in materia di gare nel settore delle costruzioni, nella maggior parte dei casi è consentito a un appaltatore ritirarsi da un’offerta se è possibile dimostrare che: a) un errore materiale ha causato un errore di fatto che ha inciso negativamente sull’offerta e b) l’appaltatore ha informato l’ente non appena si è accorto dell’errore. Tra gli errori materiali più comuni rientrano refusi matematici, trascrizioni errate di numeri o persino lo spostamento della virgola decimale.

Errori di valutazione

Purtroppo, se non hai compreso pienamente l’ambito del progetto, non hai pianificato adeguatamente i rischi, non hai valutato correttamente la quantità di materiali o attrezzature necessarie o hai commesso uno degli altri mille possibili errori nella preparazione dell’offerta, non potrai più tirarti indietro una volta scaduto il termine di presentazione. O, quantomeno, dovrai affrontare una pesante penalità. Spesso gli appaltatori che si trovano in questa situazione sono costretti a pagare la differenza tra la propria offerta e quella dell’impresa che si è classificata seconda. A seconda delle dimensioni del progetto, una situazione del genere può facilmente portare l’azienda al fallimento.

Conclusione

Presentare sempre offerte perfette è più facile a dirsi che a farsi, ma se introduci un sistema di controllo — una serie di procedure da seguire per ogni stima — probabilmente otterrai risultati molto migliori. Inoltre, prendi l’abitudine di esaminare fin dall’inizio i codici CSI e le specifiche, partecipare a tutte le riunioni pre-gara, effettuare sopralluoghi e chiedere chiarimenti ogni volta che hai dei dubbi. Assicurati anche di prevedere nel programma tempo sufficiente per le situazioni impreviste e, soprattutto, fai sempre controllare il tuo lavoro da una seconda persona.

Speriamo che queste informazioni ti siano state utili — Il team SINC