Modello di lettera per informare un dipendente che è soggetto a un’indagine

Il documento Word può essere scaricato gratuitamente qui sotto. Speriamo che questo renda un po' più semplice la gestione delle esigenze relative alle risorse umane della vostra piccola impresa!

In qualità di titolare di un’azienda, prima o poi, è probabile che tu debba indagare su uno dei tuoi dipendenti. Spetta a te agire rapidamente ed efficacemente al primo segnale di un problema.

Se si è verificata una condotta illecita, vuoi arrivare al fondo della questione il prima possibile. Spetterà inoltre a te accertare i fatti e decidere come agire di conseguenza e nel rispetto della legge.

Una volta avviata un’indagine sulle azioni di un dipendente, dovrai informarlo del fatto che è oggetto di indagine. Il nostro modello per informare un dipendente dell’avvio di un’indagine dovrebbe aiutarti a seguire formalmente questa procedura.

Alcuni motivi comuni per le indagini sui dipendenti sono:

• Molestie
• Furto sul posto di lavoro
• Discriminazione
• Abuso di sostanze
• Violazioni delle regole di lavoro
• Problemi di atteggiamento
• Problemi di minacce/sicurezza

Quando è necessaria un’indagine?

Sapere quando è necessario condurre un’indagine è una parte importante della gestione di un’attività di successo. È importante assicurarsi di non ignorare eventuali segnali d’allarme notati da te o da altri dipendenti. Un’indagine sarà il passo successivo logico quando:

• Un dipendente segnala qualcosa di sospetto
• Si sospetta che un dipendente abbia commesso una condotta scorretta
• Un dipendente presenta un reclamo formale
• Si verifica una qualsiasi violazione di una regola sul posto di lavoro
• Un dipendente manifesta un improvviso cambiamento nel comportamento

Fasi comuni di un’indagine

Un’azienda può condurre un’indagine in diversi modi. Ecco alcune linee guida generali da seguire.

• L’azienda deve riconoscere quando è necessaria un’indagine.
• L’indagine deve chiarire cosa si propone di stabilire. È una buona idea documentarlo chiaramente.
• Devono essere nominati gli investigatori.
• Individuare tutti i documenti e/o i testimoni pertinenti da esaminare.
• Assicurarsi di mantenere al sicuro tutti i dettagli e i documenti relativi all’indagine. Questa documentazione sarà pertinente per qualsiasi successiva azione intrapresa dalla direzione.
• Informare il dipendente sottoposto a indagine.

Lettera per informare il dipendente che è sottoposto a un’indagine:

Gentile [nome],

La presente lettera ha lo scopo di informarti che l’azienda ha deciso che è necessario condurre un’indagine in merito alle tue azioni [elencare le azioni del dipendente]

Il rappresentante dell’azienda responsabile dell’indagine è [nome del rappresentante dell’azienda]. L’obiettivo previsto dell’indagine è raccogliere quante più informazioni possibili riguardo a questo incidente da una serie di persone coinvolte.

Prevediamo di completare l’indagine entro il [data]. Una volta completata l’indagine, sarai informato dei risultati e ti verrà chiesto di partecipare a un’udienza disciplinare.

Potrebbe esserti chiesto di partecipare a una riunione d’indagine con la persona responsabile, per spiegare la tua versione dei fatti. In tal caso, ti saranno comunicati in anticipo la data e l’orario.

Se hai domande o desideri discutere qualsiasi informazione in tuo possesso relativa all’indagine, contatta [nome della persona responsabile dell’indagine]. I suoi recapiti sono [recapiti]

Ti chiediamo di mantenere riservate queste questioni, per garantire che l’indagine si svolga in modo equo. Una violazione della riservatezza potrebbe comportare l’avvio di procedimenti disciplinari.

Ti ricordiamo che sei comunque tenuto a presentarti al lavoro come di consueto [a meno che non ritenga necessaria una sospensione; in tal caso, modifica questa sezione]

Cordiali saluti,

[nome]