Modèle de lettre pour informer un employé qu’il fait l’objet d’une enquête

Le document Word peut être téléchargé gratuitement ci-dessous. Nous espérons que cela rend la gestion de vos besoins RH pour votre petite entreprise un peu plus facile !

En tant que propriétaire d’entreprise, à un moment ou à un autre, vous devrez probablement enquêter sur l’un de vos employés. Il vous incombe d’agir rapidement et efficacement dès les premiers signes d’un problème.

S’il y a eu une faute, vous souhaitez en connaître les tenants et aboutissants le plus rapidement possible. Il vous incombera également d’établir les faits et de décider de la conduite à tenir en conséquence, conformément à la loi.

Une fois qu’une enquête est engagée au sujet des actions d’un employé, vous devrez l’informer qu’il fait l’objet d’une enquête. Notre modèle pour notifier à un employé qu’il fait l’objet d’une enquête devrait vous aider à suivre ce processus de manière formelle.

Certaines raisons courantes d’enquêter sur des employés sont :

• Harcèlement
• Vol sur le lieu de travail
• Discrimination
• Abus de substances
• Violation des règles de travail
• Problèmes d’attitude
• Problèmes de menace / de sécurité

Quand avez-vous besoin d’une enquête ?

Savoir quand vous devez mener une enquête est une partie importante de la gestion d’une entreprise prospère. Vous voulez vous assurer de ne manquer aucun signal d’alerte que vous ou d’autres employés remarquez. Une enquête sera l’étape logique suivante lorsque :

• Un employé signale quelque chose de suspect
• Un employé est soupçonné d’inconduite
• Un employé dépose une plainte formelle
• Toute violation d’une règle du lieu de travail survient
• Un employé connaît un changement soudain de comportement

Étapes courantes d’une enquête

Il existe plusieurs façons pour une entreprise de mener une enquête. Voici quelques lignes directrices générales à suivre.

• L’entreprise doit reconnaître lorsqu’une enquête est nécessaire.
• L’enquête doit être claire quant à ce qu’elle cherche à établir. Il est conseillé de le documenter clairement.
• Des enquêteurs doivent être désignés.
• Identifier tout document et/ou témoin pertinent(s) à examiner.
• Veiller à conserver tous les détails et les enregistrements de l’enquête en lieu sûr. Cette documentation sera pertinente pour toute action ultérieure que la direction entreprend.
• Informer l’employé qui fait l’objet de l’enquête.

Lettre informant l’employé qu’il fait l’objet d’une enquête :

Cher [nom],

Cette lettre vise à vous informer que l’entreprise a pris la décision qu’il est nécessaire de mener une enquête concernant vos actes [lister les actes de l’employé]

Le représentant de l’entreprise chargé de l’enquête est [nom du représentant de l’entreprise]. L’issue proposée de l’enquête consiste à recueillir autant d’informations que possible concernant cet incident auprès d’un ensemble de personnes impliquées.

Nous prévoyons que l’enquête sera terminée d’ici le [date]. Une fois notre enquête achevée, vous serez informé des conclusions et invité à assister à une audience disciplinaire.

Il se peut qu’on vous demande d’assister à une réunion d’enquête avec la personne en charge afin d’expliquer votre version de ce qui s’est passé. Dans ce cas, vous recevrez la date et l’heure à l’avance.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de toute information que vous pourriez avoir concernant l’enquête, veuillez contacter [nom de la personne en charge de l’enquête]. Leurs coordonnées sont [coordonnées]

Nous vous demandons de garder ces éléments confidentiels afin de garantir que cette enquête soit menée de manière équitable. Une violation de la confidentialité pourrait entraîner des procédures disciplinaires.

Veuillez noter que vous êtes toujours tenu de venir travailler comme d’habitude [sauf si vous estimez qu’une suspension est nécessaire, alors modifier cette section]

Cordialement,

[nom]