Réduisez vos coûts de paie en mettant fin à la fraude au pointage
Si vous êtes chef d’entreprise ou manager, vous serez probablement d’accord :
Les coûts de la paie peuvent faire ou défaire une entreprise
La paie représente l’un des coûts les plus importants — si ce n’est le plus important — liés à la gestion d’une entreprise.
Heureusement, quelques stratégies permettent de réduire ce coût et d’améliorer la rentabilité de votre entreprise.
En améliorant le suivi des heures travaillées, même une petite entreprise peut économiser des centaines de dollars par semaine. Comme vous le savez, ces économies finissent par s’accumuler.
Dans cette optique :
Voici quelques stratégies simples mais efficaces pour prévenir et détecter la fraude à la paie, et finalement agir contre celle-ci.
Ne payez plus les minutes supplémentaires chaque jour grâce au suivi précis des heures
Que signifie « méthode de suivi précis des heures » ? En bref, cela consiste à abandonner l’arrondi.
Que vous enregistriez les heures à 15 ou à 30 minutes près, ces quelques minutes « dans un sens ou dans l’autre » peuvent rapidement s’accumuler, en particulier si un employé arrondit régulièrement à la hausse.
Cela semble assez simple, mais il y a un hic : comment calculer les heures à rémunérer ?
Si vous utilisez encore un système manuel de suivi des heures, l’un des avantages des horaires « arrondis » est qu’ils sont beaucoup plus faciles à calculer.
• De 9 h 30 à 16 h 30 ? Facile : 7 heures.
• De 9 h 36 à 16 h 23 ? Hmm, c’est un peu plus compliqué.
C’est le dilemme classique du suivi manuel des heures. Même si le premier exemple est beaucoup plus facile à traiter, dans le second, l’employé a travaillé presque un quart d’heure de moins. Pourtant, avec la méthode de l’arrondi, il aurait été payé le même montant.
Imaginez maintenant cette situation pour chaque employé, tous les jours : il devient facile de comprendre comment des centaines de dollars peuvent être perdus chaque semaine à cause de cette méthode d’arrondi, surtout si un employé arrondit délibérément ses heures à la hausse.
Avantages du suivi précis des heures :
• Vous rémunérez exactement le temps travaillé
• Il y a moins de place pour les contestations liées à l’impression qu’un employé arrondit systématiquement ses heures à la hausse — ce qu’il est presque impossible de prouver avec une méthode d’arrondi
Inconvénients du suivi précis des heures :
- Le calcul des heures pour la paie devient plus difficile avec une méthode de suivi manuel. Il est toutefois possible de résoudre ce problème à l’aide d’une application de suivi des heures.
Rendez le pointage par procuration beaucoup plus difficile grâce aux comptes personnels
Le pointage par procuration consiste à pointer à l’arrivée ou au départ à la place d’un autre membre du personnel. Il s’agit de l’une des formes les plus graves de fraude au pointage, puisqu’elle peut faire croire qu’un employé était au travail alors qu’il ne l’était pas.
Étonnamment, même avec des outils tels que les systèmes modernes de caisse (P.O.S.), ce problème reste difficile à résoudre : tout système utilisant un code PIN pour pointer à l’arrivée ou au départ peut facilement être détourné par un autre collègue.
Les comptes personnels à la rescousse !
En associant la possibilité de pointer à l’arrivée ou au départ à un profil en ligne, que ce soit dans une application pour smartphone ou via un navigateur web, le pointage par procuration devient soudain beaucoup plus difficile.
Avec un tel système, la seule manière de pointer à la place d’un collègue serait de se déconnecter de son propre compte, de se reconnecter avec les identifiants de son ami, de pointer à l’arrivée ou au départ, puis de se déconnecter et de se reconnecter à son propre compte afin de pouvoir continuer à pointer.
Vous voyez l’idée...
Même si cela reste possible, il est beaucoup plus difficile de procéder ainsi en quittant le travail que de saisir simplement le code PIN d’un collègue ou d’inscrire une heure à côté de son nom.
Avantages d’un système de pointage basé sur les comptes :
• Le pointage par procuration frauduleux est beaucoup plus difficile à effectuer
• Il permet de suivre d’autres informations utiles, comme les tâches effectuées
Inconvénients d’un système de pointage basé sur les comptes :
• La configuration initiale est légèrement plus exigeante, car chaque employé doit créer son propre compte
Vérifiez que vos employés sont bien là où ils le disent grâce au GPS
Il semble évident qu’un employé devrait être obligé de pointer à l’arrivée et au départ depuis son lieu de travail. Mais dans un environnement professionnel très animé, cela peut être difficile à faire respecter et conduire les employés à « déclarer leurs heures par téléphone » à distance, une pratique qui se prête facilement aux déclarations frauduleuses.
Mais voici le point essentiel...
Nous avons dans nos poches des appareils appelés smartphones, qui se trouvent être plutôt efficaces pour enregistrer les localisations.
Grâce à des applications qui utilisent le GPS d’un smartphone, les employeurs peuvent enregistrer le lieu où les employés pointent à l’arrivée et au départ, et avoir une bien meilleure idée de l’endroit où ils se trouvaient à ces deux moments.
Avantages du suivi des pointages par GPS :
• Les employeurs ont une vision plus claire de l’endroit où se trouvaient leurs employés à des moments clés
• Si un employé sait que sa localisation est enregistrée, il sera moins susceptible d’essayer de pointer frauduleusement à distance
• Il peut s’agir d’un outil important pour améliorer la sécurité et la responsabilisation des employés travaillant à distance
Inconvénients du suivi des pointages par GPS :
• Les services de localisation des téléphones ne sont pas fiables à 100 % : l’utilisateur peut les désactiver ou ils peuvent simplement ne pas fonctionner à ce moment-là. Pour cette raison, ces données de localisation ne doivent jamais être considérées comme une preuve absolue de fraude au pointage.
• Les employés peuvent avoir l’impression d’être « suivis ». La transparence est le meilleur moyen d’éviter ce sentiment — les employés devraient également pouvoir consulter les localisations enregistrées.
Nous espérons que ces conseils vous auront été utiles. N’hésitez pas à nous faire part de vos propres expériences en matière de fraude à la paie dans les commentaires ci-dessous !