Nos meilleures applications gratuites de suivi du temps
Quand on se lance dans une activité, il faut garder ses charges fixes aussi basses que possible. L’une des façons d’y parvenir est de profiter de la multitude d’applications de gestion des présences proposant des formules gratuites. Tout au long de notre aventure pour construire SINC, nous sommes tombés sur de nombreuses offres, et nous avons rassemblé nos favorites, en les notant selon les critères qui comptent le plus pour une jeune entreprise.
Gardez à l’esprit que nous évaluons uniquement ce que permet le niveau gratuit. Ces systèmes ont tous des fonctionnalités payantes très puissantes, mais nous ne les notons ici que sur la base de ce que vous pouvez obtenir gratuitement.
Le nombre d’utilisateurs gratuits : c’est probablement le critère le plus important pour choisir quel logiciel utiliser. En supposant que votre entreprise va grandir, vous dépasserez forcément un jour le seuil d’utilisateurs gratuits, et vous devrez alors commencer à payer. Savoir à quel moment cela arrivera pour votre activité est donc essentiel, car la mise en place d’un système demande du temps.
Le suivi de la localisation du personnel : avoir des données de localisation sous la main pour prendre des décisions d’organisation plus éclairées vous donne un avantage concurrentiel face aux entreprises qui utilisent encore des systèmes de pointage “legacy”. Le fait que vos employés ont très probablement déjà un smartphone sur eux signifie que vous devriez exploiter cette technologie si possible.
Applications mobile et web : sauf si vous êtes à 100 % basé au bureau et que vous n’avez aucun salarié mobile, vous voudrez pouvoir pointer depuis n’importe où, et synchroniser toutes ces données avec votre version web au bureau.
Possibilité de définir des règles de pause automatiques : c’est un gain de temps direct pour la paie. Chaque entreprise a ses propres règles concernant les pauses payées ou non payées, et le logiciel fait très bien le travail d’automatisation à votre place.
Notifications de pointage envoyées à la direction : certains dirigeants aiment savoir quand chaque employé arrive et repart. Cette fonctionnalité vous donne des “yeux et des oreilles” partout où vous êtes ce jour-là.
Export des données : en 2019, pouvoir récupérer ses données depuis une application est plus important que jamais. Les informations de pointage et de feuilles de temps sont un élément critique pour toute petite entreprise : vous ne voulez pas risquer de perdre l’accès. La plupart des fournisseurs vous permettent d’exporter des fichiers CSV que vous pouvez stocker en dehors de l’application, ou d’utiliser pour téléverser vos feuilles de temps vers votre prestataire de paie.
La possibilité pour les employés d’ajouter des notes aux shifts : nous pensons qu’il est essentiel de conserver une trace de ce qui s’est réellement passé pendant les périodes de travail. Vous voulez pouvoir revenir en arrière et vérifier précisément ce qui s’est passé tel jour, sans devoir vous fier uniquement à la mémoire des équipes.
Support 24/7 pour les utilisateurs gratuits : la dernière chose que vous voudriez, c’est de préparer la paie à 18 h un vendredi soir et de tomber sur un problème avec l’application de vos prestataires de pointage, ou de ne pas savoir comment faire quelque chose. Même si une base de connaissances solide est importante, elle ne résout pas toujours tout. Nous estimons qu’avoir la possibilité de contacter une vraie personne, à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit, est crucial.
Voici nos meilleurs choix de logiciels de pointage gratuits pour les petites entreprises
#1 SINC Employee Time Clock
Visiter le site de SINC Time Clock
Les applications web et mobiles de SINC sont idéales pour toute entreprise qui emploie du personnel travaillant hors site sur des chantiers ou des sites, comme le bâtiment, le nettoyage, la sécurité, ou plus largement tout secteur où le service se fait en dehors du siège.
Parmi ces choix, les deux fonctionnalités uniques qui se distinguent pour SINC sont l’offre gratuite généreuse (5 utilisateurs) et le fait que le suivi GPS est inclus de base sur tous les comptes gratuits.
Bientôt, tous les comptes gratuits auront également accès à la messagerie interne de l’entreprise : fini les allers-retours entre plusieurs applications pour communiquer avec votre équipe.
#2 Time Clock Wizard
Visiter le site de Time Clock Wizard
Cette option permet aux utilisateurs gratuits d’utiliser leurs applications web et mobiles, avec un total de trois utilisateurs gratuits, ce qui convient très bien à quelqu’un qui n’a qu’un ou deux employés. Le suivi GPS est inclus par défaut, et les employés peuvent aussi ajouter des notes sur ce qu’ils ont fait pendant leur shift.
Excellent choix si vous n’avez pas de problème à passer sur la formule payante dès que vous aurez un troisième employé.
#3 Tsheets
Récemment racheté par le géant de la comptabilité dans le cloud Intuit, Tsheets fait partie des leaders du marché des logiciels de gestion du temps. Avec toutes les fonctionnalités que vous attendez, plus encore, Tsheets est une très bonne option.
En revanche, la limite sur le niveau gratuit est assez stricte : un seul utilisateur. Si vous n’êtes pas encore prêt à payer, cela conviendra probablement à un freelance ou à une “petite structure” d’une personne qui veut profiter de l’outil puissant.
#4 Tracking Time
Semble davantage orienté vers les secteurs professionnels, et avec une enveloppe correcte de trois utilisateurs gratuits, Tracking Time est une excellente option pour une petite entreprise basée au bureau qui veut suivre les heures consacrées à des clients spécifiques.
Les employés laissent des retours sur ce sur quoi ils ont travaillé pendant leurs shifts. C’est une fonctionnalité essentielle lorsque vous gérez des budgets définis et des heures facturables.
#5 On The Clock
Visiter le site de On The Clock
Un logiciel de suivi du temps à la fois simple et puissant, avec tout ce dont une petite entreprise a besoin pour gérer les heures de son personnel. Riche en fonctionnalités gratuites appréciables comme le GPS, les règles de pause automatiques et les notes de shift, mais il est un peu limité à seulement deux utilisateurs gratuits.
On The Clock fonctionnera bien pour la plupart des petites entreprises, mais gardez en tête que si vous prévoyez d’embaucher plus d’un employé, vous devez être prêt à commencer à payer à partir de ce moment-là.
